Een archiverende gebruiker is een medewerker die verantwoordelijk is voor het opslaan, beheren en archiveren van informatie volgens de geldende afspraken.
Als archiverende gebruiker van de Archiefoplossing zorg je dat informatie gestructureerd en correct in archiefoplossing Corsa terechtkomt.
Goed archiveren begint vóór Corsa: werk netjes, gebruik duidelijke namen, koppel aan het juiste dossier/proces/vergadering. De key-user bepaalt wat duurzaam gearchiveerd moet worden. Twijfel je? Vraag je key-user.
Stel jezelf de volgende vragen
- Informatieobjecten: welke moet ik archiveren?
- Bronsysteem: Teams, iBabs, SAP SLCM of andere koppeling?
- Bestemming: welke archiefmap, vergadering of koppeling?
- Timing: wanneer is informatie klaar om te archiveren?
- Naamgeving en metadata: welke afspraken gelden?
- Contactpersoon: wie is mijn key-user?
Hoe ziet het werkproces eruit?
Vóór archiveren – werk gestructureerd
- Juiste plek, dossier, proces of vergadering
- Duidelijke bestandsnaam
- Compleet, geen dubbele of tijdelijke bestanden
Tijdens archiveren – gebruik de afgesproken route
Teams → Corsa | iBabs → Corsa | SAP SLCM → Corsa | andere koppeling. Geen eigen route buiten afspraken om.
Controleer na archiveren
- Juiste archiefmap/vergadering/koppeling
- Juiste dossier/proces
- Correcte naamgeving, metadata en versie
- Verwerking gelukt?
Tussentijds of definitief archiveren?
- Proces/dossier loopt nog: tussentijds archiveren
- Informatie is compleet en afgerond: definitief archiveren
- Twijfel: vraag je key-user
Hulp nodig? → Key-user
Bij twijfel over archiveren, onduidelijkheid over dossier/archiefmap, problemen of foutmeldingen, ontbrekende toegang of als informatie niet vindbaar is: neem contact op met je key-user.