Pre-employment screening

De in te zetten screeningsinstrumenten

• Controleren diploma's

  Als een kandidaat vermeld heeft een bepaald diploma te hebben behaald, kan het belangrijk zijn om dit te verifiëren door overlegging van dit diploma. De kandidaat kan ook via het diplomaregister van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) een gratis digitaal uittreksel van behaalde diploma’s aanvragen. In dit register staan diplomagegevens van de meeste door het ministerie van OCW erkende Nederlandse opleidingen.

  In de vacaturetekst of in het sollicitatiegesprek wordt aangegeven dat het controleren van de diploma’s standaard onderdeel uitmaakt van de procedure. De leidinggevende controleert tijdens het selectieproces deze diploma’s. 

  De geselecteerde kandidaat zal binnenkort tijdens het indiensttredingsproces worden gevraagd het diploma van de hoogst genoten opleiding te uploaden. Uiteraard kunnen dan ook andere diploma’s worden toegevoegd. De HRM Servicedesk zal dan controleren of er inderdaad een of meerdere diploma’s zijn toegevoegd. Bij het ontbreken hiervan of bij andere opvallende zaken neemt de HRM Servicedesk contact op met de HR-adviseur. Het indiensttredingsproces wordt hier momenteel op aangepast. Naar verwachting krijgt de kandidaat rond de zomer van 2023 de uploadmogelijkheid.

  In het kader van toepasselijke privacy-regelgeving wordt het diploma na 10 jaar uit het dossier verwijderd en vernietigd. 

  Internationale medewerkers

  Er is een mogelijkheid om buitenlandse diploma’s te waarderen via het Informatiecentrum Diplomawaardering (IDW). De kosten hiervoor bedragen € 148,83 inclusief btw per diploma (prijs op 31-3-2023). 

  Een diploma of opleidingswaardering beschrijft met welke Nederlandse opleiding of Nederlands diploma het buitenlands diploma of opleiding vergelijkbaar is. Nuffic verzorgt de diplomawaardering voor het voortgezet onderwijs en het hoger onderwijs. De afdeling Diplomawaardering en onderwijsvergelijking van Samenwerkingsorganisatie Beroepsonderwijs Bedrijfsleven (SBB) verzorgt dit voor het voorbereidend middelbaar onderwijs (vmbo) en het middelbaar beroepsonderwijs (mbo).

• Referentiecheck

  Tijdens de referentiecheck wordt er met een of meerdere referenties contact opgenomen om informatie te verkrijgen voor zover relevant voor de functie waarop de kandidaat solliciteert. Het doel van de check is om na te gaan of door de referent wordt herkend wat de kandidaat heeft verteld over diens kennis, ervaring en wat deze meent te kunnen. 

  Om de sollicitant niet te overvallen met een referentiecheck kan in de vacaturetekst worden vermeld dat dit onderdeel uitmaakt van de sollicitatieprocedure of wordt dit in het sollicitatiegesprek aangegeven. Hiermee wordt de kandidaat voldoende gelegenheid gegeven om na te denken over wie een goede referent zou zijn en om diegene ook daadwerkelijk hiervoor te vragen. De vacaturehouder of leidinggevende belt zelf de referent, omdat deze het beste weet wat er wordt gezocht in een kandidaat. Tijdens dit gesprek worden alleen vragen gesteld die relevant zijn voor de functie.

  Zie voor meer informatie de handleiding werving en selectie en de voorbeeldvragen. De uitkomst van de referentiecheck wordt niet opgenomen in het digitale personeelsdossier van de kandidaat. De uitkomst moet wel gegeven worden als de kandidaat dat verzoekt.

  Internationale medewerkers

  De procedure voor een referentiecheck is voor internationale medewerkers niet anders dan voor nationale medewerkers.

• Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)

  De Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is een verklaring waaruit blijkt dat het (justitiële) verleden van de kandidaat geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak of functie in de samenleving. Bij de beoordeling van een VOG-aanvraag kijkt Justis of er strafbare feiten op de naam van de kandidaat staan die een risico vormen voor de functie of het doel waarvoor de VOG is aangevraagd. Sommige strafbare feiten vormen geen bezwaar voor een baan of stage. Deze informatie wordt dan niet met de VU gedeeld. Als er geen sprake is van een strafblad of van strafbare feiten die relevant zijn voor het doel van de aanvraag, dan ontvangt de kandidaat een VOG en anders niet. Justis hanteert voor een VOG een terugkijktermijn van in beginsel 4 jaar.

  Bij een functie waar een VOG een vereiste is, dient dit in de vacaturetekst te worden vermeld (‘Het overleggen van een VOG maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure’).

  Bij functies waar wordt gewerkt met chemische, biologische, radiologische en nucleaire (CBRN) stoffen, wordt door de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid aangeraden om een VOG aan te vragen. Hierbij wordt gelet op het soort taken en bevoegdheden die worden verricht op basis waarvan de screening dient plaats te vinden, gebaseerd op de handleiding Screening Medewerkers CBRN.

  In de vacaturetekst wordt aangegeven dat een VOG onderdeel uitmaakt van de procedure. De leidinggevende geeft in het indiensttredingsproces aan dat er een VOG moet worden aangevraagd. De HRM Servicedesk start vervolgens de digitale aanvraag bij Justis op en informeert de geselecteerde kandidaat, die de aanvraag verder digitaal afrondt en na ontvangst uploadt. De HRM Servicedesk neemt deze op in het personeelsdossier.

  De veelgestelde vragen over de VOG vind je op de pagina Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)

  Internationale medewerkers

  Het proces voor een VOG bij internationale kandidaten is anders geregeld dan voor Nederlandse kandidaten. Niet altijd is een VOG opvraagbaar. Bij alle aanvragen controleert Justis in ieder geval het Justitieel Documentatie Systeem. Justis raadpleegt ook politiedossiers, het Openbaar Ministerie, reclassering en voor personen woonachtig in de EU het European Criminal Record Information System (ECRIS). In ECRIS zijn de nationale strafregisters van de EU-landen aan elkaar gekoppeld.

  Voor medewerkers die van buiten de EU komen wordt ook een VOG opgevraagd, maar die komen over het algemeen niet in registers voor en ontvangen daardoor een VOG. De internationale kandidaat kan wel worden gevraagd om in het land waar deze tenminste een aantal jaren heeft gewoond een Certificate of Conduct aan te vragen.

Beoordeling op kennisveiligheid bij internationale medewerkers

• Waarom is controleren op kennisveiligheid bij internationale samenwerking belangrijk?

  Internationale samenwerking, het aantrekken van wetenschappelijk talent van over de hele wereld en academische vrijheid zijn voor de VU van groot belang. Kennisveiligheid is erop gericht dat deze internationale wetenschapssamenwerking veilig kan plaatsvinden. Het gaat daarbij om het (her)kennen van veiligheidsrisico’s. Universiteiten zijn een gewild doelwit voor het verkrijgen van gevoelige kennis en technologieën. 

  Ook moet worden gedacht aan heimelijke beïnvloeding van onderwijs en onderzoek door andere staten. Die inmenging kan de academische vrijheid en sociale veiligheid in gevaar brengen. Ook kunnen ethische kwesties met betrekking tot kennisveiligheid een rol spelen bij samenwerking met landen die de grondrechten niet respecteren. 

  Daarom is het belangrijk om bij nieuw personeel aandacht te besteden aan kennisveiligheid.

• Bindend VU-kader voor kennisveiligheid

  Als leidinggevende heb je een belangrijke rol bij het aangaan of verlengen van internationale samenwerkingen door jou of collega's die jij aanstuurt. De VU heeft hierbij een bindend kader kennisveiligheid. Denk hierbij aan:

  • het aannemen van (wetenschappelijk) personeel (hiervoor is een specifieke factsheet beschikbaar)
  • het aanstellen van een gastonderzoeker
  • het verlenen van gastvrijheid
  • het ontvangen van een delegatie
  • het benoemen van een bijzonder hoogleraar
  • het sluiten van een samenwerkingsovereenkomst (NDA, MoU, LoI, contract of anders)
  • het opzetten van een gemeenschappelijk onderwijsprogramma
  • het opstellen van een inter-institutioneel akkoord
  • het ontwikkelen van gedeelde voorzieningen of activiteiten om buitenlandse investeringen aan te trekken
  • penvoerder zijn in een onderzoekconsortium
  • medewerkers van een buitenlandse instelling waarmee onderzoek wordt uitgevoerd of een wetenschappelijk artikel wordt geschreven

  Sinds 1 september 2023 moeten vanuit het Kader Kennisveiligheid VU hoofdstuk 3, bijlage 2 een zestal vragen worden beantwoord om te beoordelen of een internationale samenwerking kan worden aangegaan of dat iemand mag worden aangenomen. Wanneer jij (of een collega) bij één of meerdere vragen ‘ja’ hebt geantwoord of bij één of meerdere vragen twijfelt, dan is de vervolgstap om de uitgebreide vragenlijst kennisveiligheid in te vullen. Deze bespreek je vervolgens met de contactpersoon kennisveiligheid binnen jouw faculteit of dienst. Deze contactpersonen zijn te vinden op de pagina Kennisveiligheid voor VU-medewerkers, waar ook meer informatie over kennisveiligheid te vinden is. Ben je niet betrokken bij de beoordeling, toets dan altijd bij de betreffende collega of het kader kennisveiligheid is gevolgd en - indien van toepassing - of de contactpersoon kennisveiligheid is geraadpleegd.

• Signaleren van kennisveiligheidskwesties

  Als leidinggevende heb je ook na het aangaan van een samenwerking een belangrijke rol bij het signaleren van kennisveiligheidskwesties. Denk hierbij aan:

  • ongeautoriseerde toegang tot gevoelige informatie of fysieke ruimtes
  • onregelmatigheden in het gebruik van bedrijfsmiddelen
  • ongebruikelijke activiteit op het VU-netwerk
  • verlies of diefstal van fysieke en digitale data
  • opvallend gedrag of uitingen van een medewerker

  Bij concrete signalen of twijfels hierover, neem dan contact op met de Adviesgroep Kennisveiligheid via kennisveiligheid@vu.nl. Vanzelfsprekend kan ook contact opgenomen worden met je directeur of een vertrouwenspersoon.

Misschien ben je hier ook naar op zoek?