Sorry! The information you are looking for is only available in Dutch.
Deze opleiding is opgeslagen in Mijn Studiekeuze.
Er is iets fout gegaan bij het uitvoeren van het verzoek.
Er is iets fout gegaan bij het uitvoeren van het verzoek.

Pre-employment screening

Laatst gewijzigd op 7 februari 2024
Per 1 augustus 2021 is een VU-breed (pre-)employment screening beleid vastgesteld en in werking getreden. Deze is laatstelijk gewijzigd in januari 2023. Per UFO-profiel is via een risicomatrix bepaald welke pre-employment instrumenten minimaal toegepast moeten worden. De kosten van een zogenaamde Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) komen voor rekening van de eenheid.

Aanleiding beleid pre-employment screening

Binnen de VU bleek er behoefte aan VU-breed, centraal beleid voor pre-employment screening van nieuwe medewerkers. Dit beleid heeft als doel sturing te geven aan de wijze waarop de VU wil omgaan met de screening van nieuwe kandidaten van buiten de VU en welke pre-employment screening methodes (diplomacheck, referentiecheck en/of VOG) moeten worden ingezet per UFO-profiel. Hiervoor is een risicomatrix screening UFO-profielen beschikbaar. 

Voor functies die niet zijn opgenomen in de risicomatrix UFO-profielen, gelden mogelijk andere aanvullende screeningsmethodes. Bijvoorbeeld (para)medische beroepen die zijn opgenomen in het BIG-register, zoals een tandarts. Soms zijn er vanuit de beroepsvereniging al bepaalde eisen gesteld, waaronder het kunnen overleggen van een geldige VOG.

Met (pre-)employment screening kunnen verschillende instrumenten worden ingezet om te verifiëren of een (nieuwe) medewerker “is wie die zegt dat die is“ en “kan wat die zegt”. Hiermee verkleinen we het risico op het aannemen van niet-integere mensen of mensen met een relevant strafblad.

In de meeste gevallen zullen deze screeningsinstrumenten worden ingezet als iemand in dienst komt, maar dit kan ook aan de orde zijn voor medewerkers die al in dienst zijn en een VOG door derden een voorwaarde is. Bijvoorbeeld in het kader van (wetenschappelijk) onderzoek, om te voldoen aan een keurmerk of wanneer een medewerker intern solliciteert op een vacature waarvoor een VOG vereist is.

Screeningsinstrumenten

  • Controleren diploma's

    Als een kandidaat vermeld heeft een bepaald diploma te hebben behaald, kan het belangrijk zijn om dit te verifiëren door overlegging van dit diploma. De kandidaat kan ook via het diplomaregister van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) een gratis digitaal uittreksel van behaalde diploma’s aanvragen. In dit register staan diplomagegevens van de meeste door het ministerie van OCW erkende Nederlandse opleidingen.

    In de vacaturetekst of in het sollicitatiegesprek wordt aangegeven dat het controleren van de diploma’s standaard onderdeel uitmaakt van de procedure. De leidinggevende controleert tijdens het selectieproces deze diploma’s. 

    De geselecteerde kandidaat zal binnenkort tijdens het indiensttredingsproces worden gevraagd het diploma van de hoogst genoten opleiding te uploaden. Uiteraard kunnen dan ook andere diploma’s worden toegevoegd. De HRM Servicedesk zal dan controleren of er inderdaad een of meerdere diploma’s zijn toegevoegd. Bij het ontbreken hiervan of bij andere opvallende zaken neemt de HRM Servicedesk contact op met de HR-adviseur. Het indiensttredingsproces wordt hier momenteel op aangepast. Naar verwachting krijgt de kandidaat rond de zomer van 2023 de uploadmogelijkheid.

    In het kader van toepasselijke privacy-regelgeving wordt het diploma na 10 jaar uit het dossier verwijderd en vernietigd. 

    Internationale medewerkers

    Er is een mogelijkheid om buitenlandse diploma’s te waarderen via het Informatiecentrum Diplomawaardering (IDW). De kosten hiervoor bedragen € 148,83 inclusief btw per diploma (prijs op 31-3-2023). 

    Een diploma of opleidingswaardering beschrijft met welke Nederlandse opleiding of Nederlands diploma het buitenlands diploma of opleiding vergelijkbaar is. Nuffic verzorgt de diplomawaardering voor het voortgezet onderwijs en het hoger onderwijs. De afdeling Diplomawaardering en onderwijsvergelijking van Samenwerkingsorganisatie Beroepsonderwijs Bedrijfsleven (SBB) verzorgt dit voor het voorbereidend middelbaar onderwijs (vmbo) en het middelbaar beroepsonderwijs (mbo).

  • Referentiecheck

    Tijdens de referentiecheck wordt er met een of meerdere referenties contact opgenomen om informatie te verkrijgen voor zover relevant voor de functie waarop de kandidaat solliciteert. Het doel van de check is om na te gaan of door de referent wordt herkend wat de kandidaat heeft verteld over diens kennis, ervaring en wat deze meent te kunnen. 

    Om de sollicitant niet te overvallen met een referentiecheck kan in de vacaturetekst worden vermeld dat dit onderdeel uitmaakt van de sollicitatieprocedure of wordt dit in het sollicitatiegesprek aangegeven. Hiermee wordt de kandidaat voldoende gelegenheid gegeven om na te denken over wie een goede referent zou zijn en om diegene ook daadwerkelijk hiervoor te vragen. De vacaturehouder of leidinggevende belt zelf de referent, omdat deze het beste weet wat er wordt gezocht in een kandidaat. Tijdens dit gesprek worden alleen vragen gesteld die relevant zijn voor de functie.

    Zie voor meer informatie de handleiding werving en selectie en de voorbeeldvragen. De uitkomst van de referentiecheck wordt niet opgenomen in het digitale personeelsdossier van de kandidaat. De uitkomst moet wel gegeven worden als de kandidaat dat verzoekt.

    Internationale medewerkers

    De procedure voor een referentiecheck is voor internationale medewerkers niet anders dan voor nationale medewerkers.

  • Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)

    De Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is een verklaring waaruit blijkt dat het (justitiële) verleden van de kandidaat geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak of functie in de samenleving. Bij de beoordeling van een VOG-aanvraag kijkt Justis of er strafbare feiten op de naam van de kandidaat staan die een risico vormen voor de functie of het doel waarvoor de VOG is aangevraagd. Sommige strafbare feiten vormen geen bezwaar voor een baan of stage. Deze informatie wordt dan niet met de VU gedeeld. Als er geen sprake is van een strafblad of van strafbare feiten die relevant zijn voor het doel van de aanvraag, dan ontvangt de kandidaat een VOG en anders niet. Justis hanteert voor een VOG een terugkijktermijn van in beginsel 4 jaar.

    Bij een functie waar een VOG een vereiste is, dient dit in de vacaturetekst te worden vermeld (‘Het overleggen van een VOG maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure’).

    Bij functies waar wordt gewerkt met chemische, biologische, radiologische en nucleaire (CBRN) stoffen, wordt door de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid aangeraden om een VOG aan te vragen. Hierbij wordt gelet op het soort taken en bevoegdheden die worden verricht op basis waarvan de screening dient plaats te vinden, gebaseerd op de handleiding Screening Medewerkers CBRN.

    In de vacaturetekst wordt aangegeven dat een VOG onderdeel uitmaakt van de procedure. De leidinggevende geeft in het indiensttredingsproces aan dat er een VOG moet worden aangevraagd. De HRM Servicedesk start vervolgens de digitale aanvraag bij Justis op en informeert de geselecteerde kandidaat, die de aanvraag verder digitaal afrondt en na ontvangst uploadt. De HRM Servicedesk neemt deze op in het personeelsdossier.

    De veelgestelde vragen over de VOG vind je op de pagina Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)

    Internationale medewerkers

    Het proces voor een VOG bij internationale kandidaten is anders geregeld dan voor Nederlandse kandidaten. Niet altijd is een VOG opvraagbaar. Bij alle aanvragen controleert Justis in ieder geval het Justitieel Documentatie Systeem. Justis raadpleegt ook politiedossiers, het Openbaar Ministerie, reclassering en voor personen woonachtig in de EU het European Criminal Record Information System (ECRIS). In ECRIS zijn de nationale strafregisters van de EU-landen aan elkaar gekoppeld.

    Voor medewerkers die van buiten de EU komen wordt ook een VOG opgevraagd, maar die komen over het algemeen niet in registers voor en ontvangen daardoor een VOG. De internationale kandidaat kan wel worden gevraagd om in het land waar deze tenminste een aantal jaren heeft gewoond een Certificate of Conduct aan te vragen.

Mate van impact en risicomatrix

In welke mate pre-employment screening wordt ingezet bij het aannemen van kandidaten is afhankelijk van de functie die de nieuwe medewerker gaat uitvoeren. Niet voor iedere functie is een uitgebreide screening noodzakelijk.

Per UFO-profiel is in de risicomatrix bepaald welke screeningsinstrument minimaal toegepast moet worden. Daarbij wordt naar de risicogebieden gekeken zoals Justis die hanteert: informatie, geld, goederen, diensten, zakelijke transacties, proces, aansturen organisatie en personen. 

De financiële impact hiervan en de mate waarin de medewerker werkt met gevoelige informatie (een hoge of lage bevoegdheid) bepaalt welk pre-employment screeningsinstrument moet worden ingezet.

Impact laag

  • Impact Laag + Bevoegdheid Laag = Controleren relevante diploma's
  • Impact Laag + Bevoegdheid Hoog = Controleren relevante diploma's + referentiecheck

Impact hoog

  • Impact Hoog + Bevoegdheid Laag = Controleren relevante diploma's + referentiecheck
  • Impact Hoog + Bevoegdheid Hoog = Controleren relevante diploma's + referentiecheck + VOG

Uitkomst pre-employment screening

Als blijkt dat de referentiecheck en/of het controleren van de diploma's niet positief is, dan wordt de kandidaat hier zo spoedig mogelijk van op de hoogte gesteld.

De gewenste situatie is dat de kandidaat een VOG (of Certificate of Conduct) kan overleggen vóór indiensttreding. Als de arbeidsovereenkomst is aangevangen terwijl er geen geldige VOG is overlegd, kan deze in de proeftijd worden beëindigd. Ook als de proeftijd reeds is verstreken, kan in overleg met de arbeidsjurist ontslag worden overwogen.

Op het moment dat de uitkomst van de screening niet positief is, neemt de leidinggevende direct contact op met de HR-adviseur. De medewerker wordt hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte gesteld.

Beoordeling op kennisveiligheid bij internationale medewerkers

Kennisveiligheid is erop gericht dat internationale wetenschapssamenwerking veilig kan plaatsvinden. Het gaat daarbij om het (her)kennen van veiligheidsrisico’s. Universiteiten zijn een gewild doelwit voor het verkrijgen van gevoelige kennis en technologieën. Ook moet worden gedacht aan heimelijke beïnvloeding van onderwijs en onderzoek door andere staten. Die inmenging kan de academische vrijheid en sociale veiligheid in gevaar brengen. Ook kunnen ethische kwesties met betrekking tot kennisveiligheid een rol spelen bij samenwerking met landen die de grondrechten niet respecteren.

Internationale samenwerking, het aantrekken van wetenschappelijk talent van over de hele wereld en academische vrijheid zijn voor de VU van groot belang. Daarom is het belangrijk om bij nieuw personeel aandacht te besteden aan kennisveiligheid. Op de pagina Kennisveiligheid voor VU-medewerkers lees je hoe de VU omgaat met kennisveiligheid en waar je als leidinggevende op kunt letten. De pagina biedt duidelijkheid over welke stappen je moet nemen bij het aangaan, verlengen of evalueren van een internationale samenwerking waar personeel bij betrokken is.

Informatie

Voor meer informatie kan contact worden opgenomen met de HR-adviseur van de eenheid.