Draaiboek bij overlijden van een (ex-)medewerker

• Kennisgeving van overlijden

  Een kennisgeving van overlijden van een medewerker van de Vrije Universiteit wordt als regel ontvangen door de leidinggevende bij de eenheid waar de overledene werkzaam was. Wanneer de kennisgeving elders binnenkomt, is het van belang dat de leidinggevende zo spoedig mogelijk op de hoogte wordt gesteld van dit bericht.

  Alvorens actie te ondernemen richting nabestaanden, stelt de leidinggevende de directeur bedrijfsvoering en de decaan van de faculteit of de directeur van de dienst in kennis van het overlijden van de medewerker, onder meer om af te spreken wie contact zoekt met de nabestaanden en welke zaken zullen worden besproken.

  Tevens wordt de secretaris van het College van Bestuur geïnformeerd, zodat bij de eerste gelegenheid het College van Bestuur en waar nodig het bestuur van de Stichting VU op de hoogte kan worden gebracht.

  Degene die binnen faculteit of dienst op grond van eerder genoemd overleg contact opneemt met de nabestaanden om deze te condoleren, informeert daarbij tevens naar de volgende gegevens:

  • de datum van overlijden
  • de datum, het tijdstip en de plaats van de uitvaartplechtigheid
  • het correspondentieadres
  • een akte van overlijden of een rouwkaart
  • de instemming van de nabestaanden met het plaatsen van een overlijdensadvertentie namens de werkgever

• Melding bij de dienst HRM, Arbo & Milieu

  • De directeur bedrijfsvoering of de decaan van de faculteit of de directeur van de dienst meldt het overlijden aan de HRM Servicedesk, tel. 020 59 82882 en reikt daarbij de gegevens aan die onder het kopje 'Kennisgeving van overlijden' staan.
  • De HRM Servicedesk informeert daaropvolgend de HR-adviseur en de verantwoordelijke medewerker van de afdeling HR Service Center van de dienst HRM, Arbo & Milieu voor de administratieve afwikkeling van het overlijden.
  • Indien gewenst meldt de directeur bedrijfsvoering of de decaan van de faculteit of de directeur van de dienst HRM, Arbo & Milieu en, in geval van overlijden van een hoogleraar of emeritus-hoogleraar, tevens de Pedel.

• Overlijdensadvertentie namens de werkgever

  Indien de nabestaanden akkoord gaan met het plaatsen van een overlijdensadvertentie, wordt een advertentie geplaatst in een dagblad dat met de nabestaanden is afgestemd. De plaatsing geschiedt aan de hand van volgende richtlijnen:

  • De faculteit of dienst stelt in overleg met de familie een overlijdensadvertentie op en regelt de plaatsing (ondertekening geschiedt door de directeur van de faculteit of de directeur van de dienst).
  • In geval van een (emeritus-)hoogleraar draagt de faculteit (respectievelijk ACTA of VUmc) er zorg voor dat de overlijdensadvertentie mede wordt geplaatst namens het College van Bestuur. In principe is dit een gezamenlijke plaatsing door het bestuur van de faculteit (ondertekening met naam en functie van de decaan) en het College van Bestuur (ondertekening met naam en functie van de voorzitter, vice-voorzitter en rector magnificus). In beide gevallen kan dit onder omstandigheden (bijvoorbeeld langdurige afwezigheid) ook een ander lid van het College van Bestuur zijn. De faculteit stelt de tekst op en legt deze voorafgaand aan plaatsing voor aan betreffende CvB leden via het CvB secretariaat.
  • Bij overlijden van een (voormalig) directeur van een dienst of een faculteit draagt de secretaris van het College van Bestuur namens het College van Bestuur zorg voor de plaatsing van een overlijdensadvertentie. De voorzitter en vice-voorzitter van het College van Bestuur en de rector magnificus ondertekenen de advertentie. De faculteit of dienst stelt de tekst op en legt deze voorafgaand aan plaatsing voor aan betreffende CvB-leden via het CvB-secretariaat.
  • In de overlijdensadvertentie wordt het VU-logo geplaatst.

• Condoleancebrief

  De faculteit of dienst stuurt een condoleancebrief aan de nabestaanden. In geval van een directeur, decaan of (emeritus-)hoogleraar stuurt het College van Bestuur een condoleancebrief aan de nabestaanden.

• Uitvaartplechtigheden

  De medewerkers van de desbetreffende faculteit, dienst of afdeling worden in staat gesteld de uitvaartplechtigheden bij te wonen.

• Administratieve afwikkeling van het overlijden

  Ongeveer twee weken na het overlijden van een medewerker verstuurt de verantwoordelijke medewerker van de afdeling HR Service Center van de dienst HRMAM, in overleg met de HR-adviseur of de leidinggevende, een brief aan de nabestaanden waarin de beëindiging van het dienstverband wordt bevestigd. Daarnaast ontvangen de nabestaanden ook een overzicht van zaken die de VU verzorgt voor de erven en die de erven zelf regelen.

• Uitkering na overlijden

  Na het overlijden wordt de bezoldiging uitbetaald tot en met de laatste dag van de maand van overlijden. Ook ontvangt de weduwe/weduwnaar of de daarmee gelijkgestelden (artikel 7:674 BW) een overlijdensuitkering op grond van artikel 7.4 van de cao. Indien geen zorg voor een weduwe, weduwnaar of minderjarige kinderen bestond, kan op verzoek van de nabestaanden de uitkering door de werkgever geheel of ten dele worden aangewend voor de betaling van de kosten van de laatste ziekte en van de uitvaartplechtigheid, indien de nalatenschap van de overledene voor de betaling van deze kosten niet toereikend is.

• Ex-medewerkers

  In geval van een kennisgeving van overlijden van een voormalig medewerker, anders dan een emeritus hoogleraar of een voormalig directeur van een dienst, is bovenstaande niet van toepassing. De faculteit of dienst handelt in dat geval naar eigen inzicht.

• Ondertekening

  De ondertekening van overlijdensadvertenties is als volgt:

  • Bij overlijden van een medewerker van een faculteit geschiedt ondertekening door de directeur van de betreffende faculteit.
  • Bij overlijden van een medewerker van een dienst geschiedt de ondertekening door de directeur van de dienst.
  • Bij overlijden van een (emeritus-)hoogleraar wordt er een gezamenlijke overlijdensadvertentie geplaatst door het bestuur van de faculteit (ondertekening met naam en functie van de decaan) en het College van Bestuur (ondertekening met naam en functie van de voorzitter, vice-voorzitter en rector magnificus). In beide gevallen kan dit onder omstandigheden (bijvoorbeeld langdurige afwezigheid) ook een ander lid van het College van Bestuur zijn. De standaardondertekening is als volgt:

  Namens het College van Bestuur

  [naam], voorzitter
  [naam], vice-voorzitter
  [naam], rector magnificus

  Namens het bestuur van de faculteit [naam faculteit]

  [naam], decaan

  • Bij overlijden van een (ex-)lid College van Bestuur, (ex-)lid Bestuur Stichting VU, (ex-)lid bestuur VUvereniging, (ex-)lid VUvereniging Ledenraad of (ex-)lid van de Raad van Toezicht, wordt ondertekening uitgevoerd door de Stichting VU. De ondertekening is als volgt:

  Namens de Stichting VU

  [naam], voorzitter College van Bestuur
  [naam], voorzitter Raad van Toezicht

  Vooraf vindt altijd afstemming plaats met de secretaris van het bestuur van de Stichting VU. De secretaris CvB licht direct de secretaris RvT en secretaris VUvereniging in.

  • Bij overlijden van een (voormalig) directeur van een dienst of van een faculteit draagt de secretaris van het College van Bestuur namens het College van Bestuur zorg voor de plaatsing van een overlijdensadvertentie. De voorzitter van het College van Bestuur en de rector magnificus ondertekenen de advertentie. De ondertekening is als volgt:

  Namens het College van Bestuur

  [naam], voorzitter
  [naam], vice-voorzitter
  [naam], rector magnificus

• Kostenverdeling gezamenlijke overlijdensadvertentie

  In geval van een gezamenlijke overlijdensadvertentie van een faculteit en het College van Bestuur, kan de faculteit een evenredig deel van de advertentiekosten declareren bij het College van Bestuur.

Misschien ben je hier ook naar op zoek?