Het opruimen van papieren documenten en dossiers in kasten en archiefruimtes van de faculteiten en diensten van de VU is aan regels gebonden.
De Instructie voor de aanpak van papieren archieven bij de VU biedt handvaten voor het opruimen van papieren documenten en dossiers in kasten en archiefruimtes van de faculteiten en diensten. De instructie beschrijft op hoofdlijnen de activiteiten die hiervoor nodig zijn, en geeft aan wie hierbij op welk moment zijn betrokken.
De activiteiten zorgen ervoor dat het papieren archiefmateriaal dat nog een periode of zelfs permanent bewaard moet blijven, geordend en veilig wordt bewaard, en dat het materiaal dat direct vernietigd kan - en dus moet - worden, ook daadwerkelijk wordt vernietigd. De instructie leidt tot drie verzamelingen:
- direct te vernietigen archief;
- tijdelijk te bewaren archief;
- wettelijk permanent te bewaren en academisch VU erfgoed.
Archiefmateriaal dat voor een bepaalde periode of permanent moet worden bewaard (verzamelingen 2 en 3), zal na het verwijderen van plastic, elastiek en metaal op een goede wijze moeten worden verpakt. Daarvoor is de Instructie Verpakken Papieren Archief.
Vernietigen papieren archiefmateriaal
De Procedure voor het vernietigen van papieren archiefmateriaal geldt voor papieren archief dat de voorgaande procedure heeft doorlopen en waarvan gebleken is dat het direct te vernietigen is. Het doorlopen van deze procedure dient tot:
- het verkrijgen van toestemming voor het vernietigen van het direct vernietigbaar materiaal;
- het vernietigen van het materiaal waarvoor toestemming voor de vernietiging is gegeven;
- het vastleggen van enkele gegevens over de vernietiging met een Verklaring van vernietiging van papieren records.
In 2018 vindt de aanpak van papieren archiefmateriaal plaats in het kader van het DigiDoc-project VU-archief. Aanspreekpunt voor dit project is Mirjam Bouwer, m.a.brouwer@vu.nl.