Locatie en datum
De plechtigheidsdatum wordt via Bureau Pedel vastgesteld. Oraties/afscheidsredes vinden doorgaans plaats op donderdag of vrijdag, standaard om 15.45 uur in de aula van de Vrije Universiteit Amsterdam. Indien gewenst, kan er worden afgeweken naar andere dagen van de werkweek. De datum moet met de decaan van de betreffende faculteit worden afgestemd.
Instructies
Als de datum is vastgelegd, ontvangt de hoogleraar een e-mail met daarin instructies met betrekking tot de uitnodiging en rede in druk. De e-mail bevat tevens informatie over de plechtigheid zelf, zoals protocol, de audiovisuele ondersteuning, orgelspel en receptie na afloop.
Als de hoogleraar de oratie of afscheidsrede wenst te combineren met een symposium, dan kan via dit formulier een aanvraag worden ingediend voor een ruimtereservering bij de FCO Servicedesk. Meer informatie over de diensten van de Servicedesk vind je op deze pagina.
Toga
De toga’s van de Vrije Universiteit Amsterdam kunnen worden gemaakt door
- Togamakerij G.F. Rhebergen: www.togamakerijrhebergen.nl
- De Togamaker: www.detogamaker.nl
Eventueel hebben wij ook de beschikking over leentoga’s. U kunt hiervoor terecht bij onze hostess, e-mail: veronica.ostberg@vu.nl
De dag van de oratie
De ambtsaanvaarding vindt plaats in een openbare bijeenkomst van het College van Decanen. Deze academische plechtigheid wordt voorgezeten door de rector magnificus of diens plaatsvervanger. Vanaf een half uur voor aanvang komen de hoogleraren en de gasten van het College van Decanen bijeen in de forumzaal (ruimte 2D-02) van het hoofdgebouw. Het cortège wordt aldaar gevormd, waarbij de orator wordt vergezeld door de rector magnificus.
Protocol openbare bijeenkomst
De rector magnificus opent de bijeenkomst met het uitspreken van het votum, een algemene verwelkoming en een korte introductie van de orator. De orator kan bij de aanvang van de rede volstaan met 'Mijnheer/mevrouw de rector, dames en heren'. Het is gepast om in het slotwoord een dankwoord aan het adres van het College van Bestuur en het bestuur van de betrokken faculteit op te nemen en, bij bijzonder hoogleraren, tevens het bestuur van de benoemende rechtspersoon. Na afloop van de rede – spreektijd ten hoogste 40 minuten, incl. dankwoord – wordt de orator door de rector kort toegesproken. De bijeenkomst is toegankelijk voor personen van acht jaar en ouder.
Kleding
De hoogleraren dragen de toga en baret, daaronder:
- heren: donker kostuum, wit overhemd, VU- of donkere das, donkere sokken, zwarte schoenen
- dames: donkere gelegenheidskleding
Niet-hoogleraren, bijvoorbeeld leden College van Bestuur en bestuur van de Stichting VU-VUmc en eventueel bijzonder genodigden, dragen een donker kostuum c.q. donkere gelegenheidskleding.
De redenaar draagt de baret bij het uitspreken van de rede.
Muzikale omlijsting
De bijeenkomst zal worden omlijst met muziek, gespeeld op het Couperin-orgel. De universiteitsorganist speelt vanaf een kwartier voor aanvang, bij binnenkomst van het cortège en na afloop van de academische zitting; hieraan zijn geen kosten verbonden. U kunt contact opnemen met de organist, ook als u wensen heeft m.b.t. het repertoire: Henk Verhoef, henkverhoef@xs4all.nl / 020-6230020 /06-38539533.
Audiovisuele voorzieningen
Het is mogelijk om kosteloos gebruik te maken van de AV-middelen die standaard in de ruimte aanwezig zijn. Indien u extra AV-middelen wilt, dienen deze eerst met Bureau Pedel besproken te worden in verband met het protocol. Na goedkeuring van Bureau Pedel kunt u contact opnemen met het Evenementen-team van het Audiovisueel Centrum (AVC) via evenementen.avc@vu.nl voor advies en de mogelijkheden.
Fotografie
De verantwoordelijkheid van het vastleggen van de plechtigheid d.m.v. een foto en/of videoreportage ligt bij de hoogleraar.
Receptie
Na afloop van de bijeenkomst is er gelegenheid tot feliciteren tijdens een receptie; de kosten hiervan zijn voor rekening van de hoogleraar. De receptie wordt verzorgd door het cateringbedrijf Eurest. Neemt u uiterlijk vier weken vóór aanvang van uw rede contact op met de Servicedesk FCO voor uw cateringwensen: servicedesk.fco@vu.nl.