HRM is zich al aan het voorbereiden op het einde van het kalenderjaar. Neem even de tijd voor dit uitgebreide nieuwsbericht en de onderstaande deadlines.
Voor een correcte jaarafsluiting van de HRM-administratie is het belangrijk dat HRM self services en andere HRM-processen met gevolgen voor de salarisbetaling van december op tijd worden opgestart en afgerond. Alleen dan kan HRM zorgen voor een correcte uitbetaling van het salaris op 22 december. De juiste eindejaarsgegevens leiden ook tot een correcte jaaropgaaf 2026 en de vooraf ingevulde aangifte inkomstenbelasting 2026 voor de medewerkers.
Hiervoor is de inzet nodig van leidinggevenden, medewerkers, HR-adviseurs en controllers. Heb je als leidinggevende of medewerker nog personeelszaken die in 2026 afgehandeld moeten worden, dan is actie vereist. Neem even de tijd voor dit uitgebreid nieuwsbericht en bekijk de onderstaande deadlines. Voor buitenlanders met een niet-EU-nationaliteit gelden er eerdere deadlines.
(Let op: ben je als leidinggevende of medewerker werkzaam bij de faculteiten Religie & Theologie, Geesteswetenschappen of Sociale Wetenschappen, dan gelden er voor jou dit jaar andere afspraken door de systeemtechnische integratie naar de Faculteit der Sociale en Geesteswetenschappen per 1 januari 2027. Ga direct naar de pagina Jaarafsluiting HRM voor de faculteiten Religie & Theologie, Geesteswetenschappen en Sociale Wetenschappen. Daar vind je de afwijkende afspraken.)
Uiterlijk vrijdag 4 december 2026:
- alle indiensttredingen van cao-medewerkers met een ingangsdatum in 2026 moeten op deze datum volledig zijn afgerond
- alle ontslagen met ingangsdatum van 31 december 2026 of eerder moeten op deze datum volledig zijn afgerond
- alle wijzigingen die nog op formulier worden aangeleverd voor handmatige verwerking moeten op deze datum volledig en voorzien van de vereiste handtekeningen bij de HRM Servicedesk zijn aangeleverd
Uiterlijk donderdag 10 december 2026:
- alle wijzigingen op de arbeidsovereenkomst (inclusief verlengingen) moeten op deze datum volledig zijn afgerond
- alle keuzes in het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden moeten op deze datum zijn ingediend, inclusief eventuele vereiste bijlagen
Uiterlijk zondag 13 december 2026:
- alle declaraties (verantwoord in 2026) moeten op deze datum volledig zijn ingediend en afgerond
Met ‘volledig zijn afgerond’ wordt bedoeld dat alle benodigde betrokkenen in het proces hun goedkeuringen hebben gegeven en dat eventueel gevraagde bijlagen correct zijn aangeleverd.
Na de hierboven genoemde deadlines kunnen nieuwe indiensttredingen, ontslagen, wijzigingen en (voorschot)betalingen met betrekking tot 2026 niet meer in behandeling worden genomen. Worden deze HRM-processen na de genoemde deadlines toch ingevoerd, dan worden deze vervolgens door HRM afgekeurd als zijnde niet tijdig afgerond. De eerstmogelijke ingangsdatum is dan 1 januari 2027.
Buitenlanders
Wil je in 2026 nog een buitenlander met een niet-EU-nationaliteit als gast, medewerker of student-assistent aannemen? Dan is hiervoor een inreisvisum, verblijfsvergunning of werkvergunning vereist en is er meer tijd nodig voor het indiensttredingsproces. Volgens de standaard aanlevertermijn had International Office alle gegevens uiterlijk vrijdag 23 oktober 2026 nodig om de vergunningen tijdig bij de IND te kunnen aanvragen.
Aanvragen die na deze datum binnenkomen worden uiteraard in behandeling genomen, maar een tijdige verwerking kan dan niet gegarandeerd worden. Stelregel is: hoe eerder de aanvraag bij de IND wordt ingediend, des te kleiner de kans op complicaties.
Hetzelfde geldt ook voor de verlengingen van gasten, medewerkers en student-assistenten met een niet-EU-nationaliteit.
Vervanging regelen bij vakantie of ziekte
Ben je betrokken bij één van de genoemde processen en ga je binnenkort met vakantie, stel dan een tijdelijke vervanging in.
- Voor de workflows in SuccessFactors, ga naar de tegel ‘Workflows delegeren’.
- Voor de taken in het Serviceportaal, ga naar je profiel en stel je vervanging in bij ‘Mijn gedelegeerden’.
- Voor de goedkeuring van declaraties, ga naar Concur. Klik op jouw profiel rechtsboven, ga naar ‘Instellingen’ en ga vervolgens naar ‘Gedelegeerden van aanvraag’ waar je een collega kunt selecteren voor vervanging met de gewenste handelingen.
Hiermee voorkom je dat de workflow van de HR-processen stagneren en daardoor de deadline niet meer gehaald wordt. Hetzelfde geldt in geval je onverhoopt ziek wordt.