Dagelijkse ervaringen van medewerkers in een grote Franse bank zonder vaste werkplekken laten zien dat hybride werken het meest effectief is wanneer werknemers zelf kunnen bepalen waar en wanneer zij werken. Meer flexibiliteit, een effectief recht op onbereikbaarheid en voortdurende betrokkenheid bij het ontwerp van hun werkomgeving behoren tot de belangrijkste aanbevelingen uit het onderzoek van organisatiewetenschapper Marie Hasbi.
Hasbi onderzocht hoe medewerkers veranderingen in de werkomgeving ervaren, waaronder flexibele kantoorconcepten, hybride werken, verhuizingen naar de stadsrand en gestandaardiseerd architectonisch ontwerp. Deze ontwikkelingen hebben zich sinds hun ontstaan in de jaren zestig wereldwijd verspreid en kregen vooral na de COVID-19-pandemie een sterke impuls.
‘De invoering van deze concepten gaat echter vaak gepaard met regels en voorschriften die het dagelijkse gedrag, de werkpraktijken en de bewegingsvrijheid van medewerkers structureren en controleren. Hierdoor wordt uniformiteit gestimuleerd’, aldus Hasbi.
Hasbi's onderzoek laat zien dat deze ontwikkelingen kritisch moeten worden onderzocht, met name wat betreft hun impact op de dagelijkse ervaringen van medewerkers.
Hybride werken: flexibiliteit versus strikte werkplekregels
'De overgang naar hybride werken bracht verschillende paradoxen aan het licht. Veranderingen in de werkomgeving werden namelijk op uiteenlopende manieren ontworpen, ingevoerd en ervaren.
Hasbi licht toe: ‘Medewerkers gaven aan dat zij tijdens het thuiswerken voortdurend online moesten zijn. Dit verminderde hun concentratievermogen en had een negatieve invloed op hun welzijn buiten werktijd. Daarnaast benadrukten hybride werknemers dat zij behoefte hebben aan flexibiliteit bij het organiseren van hun thuiswerk- en kantoorroutines. Verschillende werkzaamheden vragen immers om verschillende werkritmes en werkomgevingen.
Ook het clean-deskbeleid, waarbij medewerkers hun werkplek aan het einde van de werkdag volledig leeg moeten achterlaten, vormde een bron van frustratie. Werknemers gaven aan dat deze regel tijd kostte en hun energie uitputte.’
Werkplekontwerp houdt onvoldoende rekening met de dagelijkse behoeften van medewerkers
Hasbi ontdekte dat kantoorconcepten zonder vaste werkplekken en de bijbehorende werkpleknormen vaak onvoldoende rekening houden met de lichamelijke behoeften, individuele verschillen, waarnemingen en wensen van medewerkers.
‘Zo verminderden transparante kantoorontwerpen, zowel aan de buitenzijde als binnen het gebouw, de privacy van medewerkers. Bovendien hielden werkplekregels onvoldoende rekening met het belang van informele activiteiten, zoals plezier maken en eten delen met naaste collega’s’, legt Hasbi uit.
Als reactie op de vervreemding die samenhangt met kantooromgevingen zonder vaste werkplekken, ontwikkelden medewerkers creatieve manieren om zich tegen de geldende normen te verzetten. Deze initiatieven waren echter niet altijd succesvol volgens Hasbi: ‘Hoewel deze initiatieven soms effect hadden, werden ze vaak tegengewerkt door de invoering of aanscherping van aanvullende regels.’
Recht op onbereikbaarheid en meer flexibiliteit bij hybride werken
De onderzoeksresultaten van Hasbi hebben belangrijke implicaties voor beleidsmakers en besluitvormers die verantwoordelijk zijn voor regelgeving rondom digitaal werken. Hasbi pleit voor een maatschappelijk debat over digitale uitputting en de noodzaak van een effectief wettelijk recht op onbereikbaarheid buiten werktijd. Haar onderzoek laat bovendien zien dat hybride werken effectiever is wanneer medewerkers zelf mogen bepalen waar en wanneer zij op afstand werken.
Daarnaast worden beleidsmakers aangemoedigd om de ontwikkeling van stedelijke buitengebieden opnieuw te beoordelen en ervoor te zorgen dat werknemers actief betrokken worden bij strategieën voor de inrichting en ontwikkeling van hun leef- en werkomgeving.
Samen werken aan flexibelere en toekomstbestendige werkomgevingen
Hasbi doet ook aanbevelingen voor professionals die betrokken zijn bij het plannen van ruimtelijke en temporele veranderingen binnen organisaties. ‘In plaats van te vertrouwen op gedetailleerde en rigide planningen, moeten professionals erkennen dat zowel ruimte als tijd dynamisch zijn’, aldus Hasbi.
Het onderzoek pleit daarnaast voor het gezamenlijk vormgeven van voortdurende veranderingen, waarbij gebruikers op opeenvolgende niveaus van projectmanagement worden betrokken. Dit geldt onder meer voor het ontwerp van werkomgevingen en de inrichting van werkpatronen.
Hetzelfde principe moet worden toegepast op gedragsnormen. Regels die bepaalde werkpraktijken voorschrijven, moeten worden verminderd wanneer ze in strijd zijn met de lichamelijke behoeften van medewerkers.
Twee jaar onderzoek bij een grote Franse bank
Hasbi baseerde haar onderzoek op veldwerk bij een grote Franse bank die haar hoofdkantoor opnieuw ontwierp om hybride werken mogelijk te maken. De meeste medewerkers verhuisden naar een nieuwe campus buiten Parijs. Deze campus was ontworpen als een flexibel kantoorconcept met open werkruimtes en samenwerkingsruimten.
Daarnaast werden gegevens verzameld bij twee andere bedrijfsonderdelen, gevestigd in het centrum en het westen van Parijs.
Deze onderzoeksopzet maakte een vergelijking mogelijk tussen het centrum van Parijs en de buitenwijken. Hierdoor ontstond een breder inzicht in verschillende aspecten van het ontbreken van een vaste werkplek en de invloed daarvan op medewerkers.
Gedurende een periode van twee jaar werden in drie onderzoeksfasen gegevens verzameld. De onderzoeker bleef gedurende het volledige onderzoek bekend bij de deelnemers.
In de eerste fase stonden de plannings- en ontwerpprocessen centraal. De tweede fase richtte zich op nieuwe werkpraktijken, routines en de eerste reacties van medewerkers na de transformatie van de werkomgeving. De laatste fase vond een jaar later plaats en onderzocht de dagelijkse betekenissen, ervaringen en gedragingen die in de nieuwe werkomgeving waren ontstaan.