Dat betekent dat de gemeente Amsterdam en het Stadsarchief zich hebben verplicht tot het bewaren van zoveel mogelijk gemeentelijke informatie over de omgang met het virus, de publieke reacties op het virus, de maatregelen tegen de verspreiding, en de nasleep van het virus.
Corona-archief
Ook Amsterdamse organisaties bewaren meer documenten over corona, omdat het zo’n (hopelijk) uitzonderlijke tijd was. Een van die instellingen is de Vrije Universiteit. Zij hebben steekproefsgewijs het archief dat met corona te maken heeft in één collectie samengebracht en in 2023 geschonken aan het Stadsarchief Amsterdam. Het Covid-19 archief van de Vrije Universiteit kan nu door iedereen ingezien worden.
Het archief bevat documenten van het College van Bestuur, de verschillende faculteiten en diensten van de universiteit, en het Corona Crisisteam. Je vindt in het archief bijvoorbeeld alle vergaderverslagen van het Crisisteam, rapportages over genomen maatregelen, draaiboeken die met allerlei scenario’s rekening hielden en ontwerpen voor allerhande stickers om studenten veilig over de campus te loodsen.
Digitaal geboren
Behalve dat het archief over de coronaperiode gaat, is het archief bijzonder omdat het geheel ‘digitaal geboren’ is. Het hele archief bestaat dus uit documenten die digitaal zijn ontstaan, het archief bevat geen papieren of gedigitaliseerde documenten. Het verwerken van zo’n helemaal digitaal geboren archief is nog steeds best een uitdaging. Bestanden moeten uit het oorspronkelijke archiveringssysteem geëxporteerd worden en voorzien van de juiste ‘metadata’ over te dragen aan het Stadsarchief. Metadata zijn inhoudelijke gegevens over de bestanden, zoals bestandsnaam, mapnaam en datering, en eventuele extra kenmerken over de inhoud van het document of het werkproces waar dat document bij hoort.
De inventaris van het VU-corona archief moet je dus lezen als een mappenstructuur, waarbij de mapnamen zijn omgezet in rubrieken en (verzamel)beschrijvingen.
De volgende stap is om het archief in te lezen in het e-depot van het Stadsarchief, en de bestanden daar te ‘preserveren’: ervoor zorgen dat ze tot in de eeuwigheid (of in ieder geval heel lang) geopend en gelezen kunnen worden door onderzoekers. Het Stadsarchief doet daarvoor continu kwaliteitschecks (‘zijn er geen eentjes of nulletjes omgevallen’), en converteert verouderde of zeldzame bestandsformaten naar nieuwere en duurzame bestandsformaten. Daarnaast zorgt het Stadsarchief ervoor dat de juiste metadata aan de juiste data gekoppeld wordt, en blijft.
Inzien van digitale bestanden
Tenslotte moeten alle bestanden via de website van het Stadsarchief te raadplegen zijn. Dankzij de vervanging van zowel het e-depot als de website van het Stadsarchief, is dat vanaf nu ook mogelijk. De website is nog in ontwikkeling. Op dit moment kun je bestanden die uit meerdere pagina’s bestaan, niet met een viewer bekijken. Je moet de bestanden dan eerst downloaden. Ook kunnen nog lang niet alle bestandsformaten op de website bekeken worden. Dat komt, omdat het Stadsarchief niet voor alle formaten een viewer heeft. Je kunt die bestanden wel downloaden en op je eigen computer bekijken. De downloadknop vind je op de website onder het ‘plaatje’ van het bestand.
Wie wat bewaart…
… die heeft wat. Maar bij digitaal archief is het wel zaak dat in een zo vroeg mogelijk stadium zo goed mogelijk te bewaren. Een brief van je oma van 80 jaar geleden is waarschijnlijk nog wel te lezen, maar wie heeft haar eerste e-mail of sms’je nog…? Daarom is het zo fantastisch dat de Vrije Universiteit hun corona-archief in zo’n vroeg stadium hebben gecreëerd en overgedragen aan het Stadsarchief. Corona is daarmee duurzaam toegankelijk erfgoed (of je daar nu blij mee bent of niet…).
(bron: Gemeente Amsterdam)