Als CISO van de VU ben ik dagelijks – samen met een geweldig team van security officers – bezig met informatiebeveiliging, dataclassificatie en veilige opslag. Dat klinkt misschien abstract, maar het raakt aan iets heel concreets: overzicht houden over wat je bewaart, en waar. Nu ik thuis ga verhuizen, merk ik dat precies diezelfde vragen ook in mijn privéleven spelen. Wat bewaar je waar? Hoe houd je overzicht? Wat gooi je weg? En wat bewaar je fysiek, of juist digitaal?
Bij het inpakken van mijn thuiskantoor merk ik hoe sterk emotie kan meespelen. "Dat notitieboekje van die ene conferentie… dat wil ik toch bewaren." Maar dan klinkt ook mijn rationele kant: "Heb je het echt nodig? Ga je het ooit nog gebruiken?". Ondertussen wil ik grip houden: alles netjes geordend, gelabeld, in de juiste doos. Uren kan ik daarmee zoet zijn.
Het doet me denken aan de digitale wereld binnen de VU. Ook daar zoeken we continu naar de juiste balans tussen bewaren, ordenen en loslaten. Gelukkig is het daar een stuk beter geregeld. Binnen de VU hebben we heldere afspraken over wat waar thuishoort:
- Onderzoeksdata? Die staan veilig in SciStor, ResearchDrive of Yoda. Kijk maar eens in het beleid voor dataclassificatie van onderzoeksdata en het beleid voor dataclassificatie van onderzoekdata
- Onderwijs- en bedrijfsvoeringsdocumenten? Die horen thuis in onze Microsoft 365-omgeving (medewerkers), zoals OneDrive en SharePoint. Heb je hulp nodig bij het ordenen van je documenten dan kan het DMA (Documentmanagement en Archief) team daarbij helpen via askthearchive@vu.nl
- Hoe lang bewaar je wat? Dat weet ons DMA-team precies. Zij houden zich bezig met bewaartermijnen en datavernietiging en welke documenten je echt op tijd moet vernietigen Kijk maar eens op de Documentmanagement en Archief pagina.
Als CISO hoef ik dus niet alles zelf te beheren. Mijn taak is – samen met mijn collega’s – om veilige en overzichtelijke opslagplekken te faciliteren. En dat geeft rust. Hopelijk ervaar jij als VU-medewerker diezelfde rust in jouw digitale werkomgeving. En vergeet niet af en toe ook je digitale prullenbak te legen. Was het thuis maar zo makkelijk…
Thuis heb ik geen SciStor, Research Drive of Yoda. Geen bewaarbeleid. Geen metadata. Alleen ik, een stapel dozen en de vraag: "Waar laat ik dit straks? En vind ik het ooit nog terug?". Misschien wordt het tijd om mijn eigen ‘thuis-DMA-beleid’ op te stellen. Of – nog beter – gewoon wat vaker los te laten.
Heb je vragen of wil je reageren op deze blog? - Neem contact op met onze Chief Information Security Officer
Irma Meinema: ciso@vu.nl