Sinds het voorjaar van 2023 werkt de VU aan de modernisering van het studentinformatiesysteem (SLcM). SLcM is hét centrale administratiesysteem voor studenten, waarin zaken als inschrijvingen, cijfers, diploma’s, en financiën worden beheerd. Het vormt de basis van ons onderwijssysteem. SLcM wordt door zowel studenten als medewerkers gebruikt en is geïntegreerd met meer dan 80 andere VU-applicaties.
Wat gaat er gebeuren?
Dinsdag 22 april gaan we over naar een vernieuwde versie van het systeem. Dit is een stevige migratie die donderdagmiddag 17 april start en maandag 21 april wordt afgerond zodat het nieuwe systeem na het paasweekend beschikbaar is.
Let op: Van donderdagmiddag 17 april tot dinsdagochtend 22 april is het studentinformatiesysteem niet beschikbaar. Ook de koppeling met Studielink wordt vanaf donderdag tijdelijk stilgelegd, wat bij goed verloop dinsdagochtend weer toegankelijk wordt. Hierbij gaat geen informatie verloren.
Waarom deze verandering?
SAP ondersteunt op termijn het huidige platform niet meer. Om het systeem veilig, stabiel en toekomstbestendig te houden, stappen we over op S/4HANA, de nieuwste generatie SAP technologie. SAP garandeert het onderhoud van deze omgeving tot minstens 2040, waarbij de VU alle functionaliteiten zoals die nu zijn behoudt. De processen blijven gelijk, maar we profiteren van betere prestaties en een toekomstbestendig platform.
Wat verandert er voor jou?
Voor de meeste gebruikers verandert er weinig. Toch zijn er een paar belangrijke punten om rekening mee te houden:
- Inloggen met Single Sign-On (SSO)
Na de upgrade log je niet meer apart in op SAP. Je hebt je oude SAP-gebruikersnaam en -wachtwoord dus niet meer nodig. In plaats daarvan gebruik je vanaf 22 april gewoon je VUnet-ID en wachtwoord, zoals je ook doet voor andere VU-systemen. Dit gaat via Single Sign-On (SSO).
Let op: de eerste keer inloggen kan iets langer duren of vragen oproepen – dat is normaal. Neem bij twijfel contact op met de ServiceDesk.
- Verschillen in schermweergave (lay-out)
De indeling van sommige schermen verandert licht, bijvoorbeeld de volgorde van velden of keuzelijsten. De werking blijft gelijk, maar de lay-out kan er iets anders uitzien.
Wat merk jij van de livegang?
De migratie begint op donderdagmiddag 17 april. Dan wordt de oude omgeving uitgezet en begint het overzetten van gegevens naar het nieuwe systeem. Ook worden de interfaces – de koppelingen met andere systemen – overgezet naar de nieuwe omgeving. Dit duurt tot en met maandag 21 april. In deze periode is het systeem tijdelijk niet beschikbaar.
Ons doel is dat gebruikers, inclusief studenten, zo min mogelijk hinder ervaren. IT heeft samen met gebruikers alle processen uitvoerig getest om er zeker van te zijn dat het systeem goed functioneert.
Toch kan de overgang wat vragen oproepen. We zorgen daarom voor duidelijke communicatie en ondersteuning. Heb je vragen over je inlog, werkplek, of over hoe iets straks werkt in het systeem? Dan kun je terecht de ServiceDesk. Zij helpen je graag verder – of zorgen dat je wordt doorverwezen naar de juiste persoon.