Het viel organistatiewetenschapper Bernadette Nooij op dat steeds meer hogescholen en universiteiten overstappen naar activity-based workspaces (ABW), terwijl weinig bekend is over de gevolgen voor het onderwijs en voor de mensen die er werken.
Opgelegde werkplekken
"ABW komt uit het bedrijfsleven en wordt ingevoerd om ruimte te besparen en samenwerking te stimuleren. Maar in een onderwijsomgeving spelen andere vragen een rol, zoals hoe behoud je je privacy, rust, collegialiteit en goed contact met studenten?” vertelt Nooij.
Concentratieproblemen
Nooij besloot te onderzoeken hoe, door het management opgelegde werkplekken, het dagelijks werk en de beleving van docenten beïnvloeden. "De resultaten laten zien dat er een grote kloof bestaat tussen de mooie beloftes van ABW en de dagelijkse praktijk," aldus Nooij. "Waar de plannen vaak spreken over efficiëntie, flexibiliteit en samenwerking, ervaren docenten juist problemen met concentratie, privacy en contact met collega’s of studenten. En de beloofde vrijheid gaat gepaard met veel regels en ongeschreven afspraken, die leiden tot controle en spanning."
Gebruikers betrekken
“Of mensen tevreden zijn, hangt sterk af van of hun verwachtingen," vervolgt Nooij. "Worden verwachtingen niet ingelost, dan voelen docenten frustratie en onvrede. Mijn belangrijkste conclusie is daarom dat het invoeren van een nieuwe kantoorvorm alleen werkt als gebruikers echt worden betrokken, hun werkpraktijken serieus genomen worden en succes niet alleen wordt gemeten in vierkante meters of geld, maar vooral in hoe goed de werkplek het onderwijs ondersteunt.”
In gesprek gaan
Nooij adviseert onderwijsinstellingen en ontwerpers voorzichtig te zijn met het klakkeloos overnemen van kantoorconcepten uit het bedrijfsleven. Voor bestuurders betekent dit dat succes niet alleen gaat over kostenbesparing, maar vooral over of docenten hun werk goed kunnen doen. Voor ontwerpers betekent het dat ze verder moeten kijken dan het idee van ‘mooie ruimtes’ en écht in gesprek moeten gaan met gebruikers.
Co-design
Nooij is een groot voorstander van co-design. "Instellingen analyseren daabij samen met docenten en studenten hoe een werkplek moet functioneren. Dat voorkomt teleurstelling en weerstand en vergroot de kans dat mensen de nieuwe omgeving als hun eigen plek ervaren. Voor de maatschappij is dit belangrijk omdat de werkplek de kwaliteit van onderwijs en onderzoek beïnvloedt."
At-home etnografie
Voor haar onderzoek heeft Nooij gebruik gemaakt van at-home etnografie. “Dat is een vorm van veldonderzoek, waarbij ik mijn eigen werkomgeving langdurig en van dichtbij heb bestudeerd. Daarbij onderzocht ik hoe docenten, medewerkers en studenten de nieuwe werkplekken gebruikten, welke regels er golden en hoe mensen daarop reageerden.” Ze keek eveneens welke narratieven accommodatieprofessionals en managers gebruiken om de nieuwe werkplekken te legitimeren. “Ik observeerde vergaderingen, noteerde informele gesprekken en hield bij hoe ruimtes in de loop van de tijd werden ervaren. Literatuur en beleidsteksten hielpen om deze ervaringen in een bredere context te plaatsen. Op die manier kon ik laten zien hoe spanning kan ontstaan tussen het idee achter een nieuwe werkruimte en hoe die in de praktijk wordt beleefd.”