Jan-Willem, we zijn nu een paar maanden bezig met onze IT-strategie. Hoe kijk je terug op deze tijd?
Jan-Willem: ‘Ik ben tevreden met de vooruitgang die we hebben geboekt. We hebben ons ingezet voor het verfijnen van de strategie en het betrekken van ons IT-personeel. Vanaf het begin hebben we gerichte stappen ondernomen om iedereen te motiveren en mee te nemen in dit proces, met als doel een sterk gevoel van betrokkenheid en verantwoordelijkheid binnen het team te creëren. Dit alles vereist voortdurende samenwerking, open communicatie en het maken van duidelijke afspraken.’
Kun je de essentie van onze vernieuwde IT-strategie weergeven? En waarom is dit belangrijk?
Jan-Willem: ‘Onze nieuwe IT-strategie positioneert ons als een full-servicepartner voor de VU, waarbij we de rollen van leverancier, partner en innovator combineren. Centraal staat het aanbieden van betrouwbare IT-services, het delen van onze kennis over digitalisering en het actief zoeken naar innovatieve oplossingen die passen bij nieuwe werkmethodes.
Deze strategische shift is cruciaal vanwege de onmisbare rol van technologie in elk facet van onze universiteit, essentieel voor zowel onderwijs als onderzoek. IT dient niet alleen deskundig te zijn, maar ook flexibel, om zo effectief mogelijk in te spelen op veranderende behoeften.
We zetten deze ambitie kracht bij met een driejarig plan. Dit plan stelt ons in staat zorgvuldig te plannen, strategisch te handelen en zo een blijvende verandering te bewerkstelligen.’
“Met onze nieuwe IT-strategie transformeren we naar een full-servicepartner voor de VU; IT is leverancier, partner en uitdager”
Wat verwacht je van de IT-afdeling om deze rol succesvol uit te voeren?
Jan-Willem: ‘Om voor de IT-afdeling succesvol te zijn in deze rol, is het essentieel dat we onze samenwerking met alle faculteiten en diensten intensiveren. Dit begint bij heldere communicatie en een diepgaand begrip van de ondersteuningsbehoeften om zo effectieve hulp te kunnen bieden. Een betrouwbare naleving van afspraken is fundamenteel voor het leveren van consistente service.
Om onze efficiëntie te maximaliseren, is het belangrijk dat we onze rollen en verantwoordelijkheden duidelijk definiëren. Dit gaat hand in hand met het waarborgen van transparantie en openheid in al onze handelingen, waarbij we zorgen dat besluitvorming en informatie voor iedereen toegankelijk zijn, met respect voor de privacy.
Bovendien is het van belang dat we een cultuur van leren, ontwikkeling en innovatie omarmen. Gezien de snelle technologische ontwikkelingen zijn aanpassingsvermogen en vernieuwing onmisbaar. Daarom streven we ernaar een omgeving te creëren waarin uitdagingen proactief worden aangepakt en waar elk lid verantwoordelijkheid draagt.’
Wat zijn de belangrijkste prestaties tot nu toe en wat zijn de plannen voor de nabije toekomst?
Jan-Willem: ‘ Tot nu toe hebben we een stevige basis gelegd voor onze strategische richting, met een driestapsaanpak gericht op verbeterd aanpassingsvermogen, wendbaarheid en efficiëntie die aansluit bij de doelen van de universiteit.
In de eerste fase van de implementatie hebben we duidelijke vorderingen gemaakt. Zo zijn we gestart met leiderschapsontwikkeling, het aanwijzen van proceseigenaren en het uitvoeren van vlootschouw met vervolgacties. Ook hebben we ons ingezet voor de ontwikkeling van diversiteitsbeleid, het verbeteren van sociale veiligheid en een evaluatie van ons gehele IT-landschap door middel van brownpapersessies. Een bijzonder moment was de start van twee IT-gerelateerde afstudeerprojecten door VU-studenten, in samenwerking met de faculteit SBE.’
Wat zijn de grootste uitdagingen bij het realiseren van onze IT-strategie?
Jan-Willem: ‘ 'Een grote uitdaging is het vinden van een evenwicht tussen onze huidige activiteiten en de stappen naar nieuwe doelen. Dagelijkse werkzaamheden vergen veel tijd, wat het moeilijk maakt om genoeg aandacht aan strategische vernieuwing te besteden.
Een sleutelrol is weggelegd voor het tactisch inzetten van ons team. We moeten iedereen inzetten waar ze de meeste impact hebben en tegelijkertijd hun groei ondersteunen om onze IT-doelen te bereiken. Ook onze processen verdienen aandacht; die dienen we continu te beoordelen en te optimaliseren. Efficiënter werken en slim technologie gebruiken leidt tot innovatie en ontwikkeling.
Een andere uitdaging is onze IT-infrastructuur sterk houden terwijl we nieuwe technologieën omarmen. Het vinden van een balans tussen risico's en kansen is cruciaal, altijd met het welzijn van onze organisatie en gebruikers in gedachten.’
Tot slot, wat is jouw visie op de toekomst van IT op de VU?
Jan-Willem: ‘ Ik voorzie een toekomst waarin IT niet alleen ondersteunt, maar ook strategisch bijdraagt aan de doelstellingen van de universiteit. Technologie verrijkt onze kernactiviteiten — onderwijs, onderzoek en valorisatie — en opent nieuwe mogelijkheden voor innovatie en samenwerking.
Belangrijk is dat we leergierig blijven, flexibel blijven in het omgaan met veranderingen, en de samenwerking met faculteiten en diensten intensiveren. Door onze aanpak voortdurend te evalueren en bij te sturen, zijn we met onze geactualiseerde IT-strategie goed op weg naar deze toekomst.’
Henny, jij speelt een cruciale rol in het tot leven brengen van onze nieuwe strategie. Op welke manier gaat deze strategie de dagelijkse routine van het IT-team veranderen, en welke vaardigheden moeten we ontwikkelen?
Henny: ‘Onze strategie ontvouwt zich in drie stappen, waarbij we ons nu focussen op het verhogen van onze verandercapaciteit. Het is belangrijk om te erkennen dat verandering uitdagend is en mogelijk andere vaardigheden vereist. Afdelingshoofden en teamleiders spelen hierin een sleutelrol; zij zijn, samen met HRM, het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, ook voor persoonlijke ontwikkeling en opleidingen.
Verder zetten we in op het actief toepassen van lessen uit projecten, het stimuleren van experimenten en het maken van bewuste keuzes voor individuele groei. Dit alles valt samen onder het brede principe van ‘levenslang leren’. Het is daarbij essentieel dat iedereen verantwoordelijkheid neemt voor eigen gedrag.’
Kun je de invloed van leiderschap op het succes van de strategie-uitrol verder toelichten?
Henny: ‘Dit leiderschap is essentieel. Daarbij zijn leiders niet alleen bezig met het stellen van (hoge) eisen, maar richten zij zich ook op de vraag: Hoe kan ik de energie en capaciteiten van mensen zo goed mogelijk mobiliseren en benutten? Daarbij hoort een klimaat waarin fouten maken en leren toegestaan is.
Geef waardering, versterk het vertrouwen en de zelfverzekerdheid. Hierover kan ik niet duidelijk genoeg zijn: leiderschap is potentieel de grootste succes- of faalfactor bij deze verandering. Goed leiderschap behelst ook proactief handelen als dingen fout gaan en teams effectief en efficiënt laten werken. Dat gaat nooit vanzelf en kan lastige besluiten vereisen wanneer dit, ook na geboden steun en kans op verbetering, niet op het gewenste niveau is.’
“Geef waardering en versterk het vertrouwen. Leiderschap is potentieel de grootste succes- of faalfactor bij deze verandering”
Hoe zorg je voor een blijvende betrokkenheid en enthousiasme binnen de IT-dienst tijdens het implementatieproces?
Henny: ‘De realiteit is dat ik dit niet alleen kan bewerkstelligen; het vereist enthousiasme en betrokkenheid van iedereen. In 2024 hebben we met het MT en de teamleiders zeven werksessies gepland, verspreid over het jaar. Tijdens deze sessies blikken we vooruit, kijken we terug, zoeken we de verdieping, houden we elkaar scherp en spreken we elkaar aan.
Daarnaast delen we updates over onze voortgang en nodigen we uit tot het stellen van vragen om hulp en ondersteuning te bieden waar nodig. Het doel is om het alle IT-medewerkers te blijven verbinden met onze huidige positie, ieders bijdrage en wat we voor elkaar kunnen betekenen.’
Welke specifieke ondersteuning bied je aan om IT-medewerkers succesvol door deze transitie te begeleiden?
Henny: ‘Om onze IT-collega's succesvol door deze transitie te begeleiden, ligt onze focus zowel op de persoonlijke als de professionele behoeften in deze evoluerende context, met een opleidingsbudget ter ondersteuning. Open communicatie over de aankomende veranderingen en kansen is hierbij van groot belang. Tijdens jaargesprekken en bilaterale gesprekken met leidinggevenden richten we ons op de optimale inzet van energie, talenten en capaciteiten, die moeten aansluiten bij de veranderende werkomgeving. De afspraken die uit deze gesprekken voortvloeien, worden vastgelegd en opgevolgd; dat draagt bij aan duidelijkheid en voortgang over en weer.’
Hoe beoordeel je het succes van onze overgang naar een 'full-service partner', en welke indicatoren gebruiken we daarvoor?
Henny: ‘We hanteren een heldere strategie en roadmap, gelinkt aan KPI's die aansluiten bij onze pijlers. We zetten VU-breed significante stappen door: 1) ons aanbod van diensten en producten kritisch te beoordelen, met als doel te rationaliseren waar mogelijk, en 2) onze positie te versterken door strategisch portfoliomanagement in samenwerking met Onderzoek & Onderwijs, waarbij eventuele overlappende prioriteiten beoordeeld zullen worden in het VU Programma Board. We zoeken hierbij uitdrukkelijk de samenwerking met bijvoorbeeld prof. dr. Bart van Hooff (hoogleraar Organisatiecommunicatie en Informatiesystemen) van de faculteit SBE.
De vooruitgang op deze vlakken wordt gemeten via twee hoofdindicatoren: klanttevredenheid, gemeten door tevredenheidsonderzoeken, en medewerkerswelzijn, gemeten via IT-brede enquêtes. Deze methodiek is onderdeel van een breder scala aan meetinstrumenten die we voortdurend evalueren en aanpassen, om succesvol te evolueren naar een fullservicepartner voor de VU.’
Wat betekent deze strategische beweging voor jou, en hoe zie je jouw bijdrage aan het succes?
Henny: ‘Het ‘succes’ zien in relatie tot mijn bijdrage beschouw ik als te veel ‘eer’. Het is werkelijk een TEAM- (MT en teamleiders) inspanning om dit samen met de medewerkers te realiseren, waarbij het aan mij is om consistent, in samenhang met en met volharding te sturen op het realiseren van de doelen.
Persoonlijk is het mij veel waard om binnen de VU een IT-dienst op te zetten die past bij wat er in de toekomst nodig is, die divers is en daarbij professioneel, kostenbewust en innovatief geleid en bestuurd wordt. Maar vooral dat het een plek is waar mensen met vertrouwen en plezier werken en de mogelijkheid hebben om zich te ontwikkelen.’