De eerste papieren archieven van Vrije Universiteit Amsterdam worden op 3 december a.s. officieel overgebracht naar het Stadsarchief Amsterdam. Daarmee zijn deze archieven niet verloren voor de VU. Integendeel: in de periode 2020-2023 wordt het hele historische archief (1880 – 2002) van VU toegankelijk gemaakt. Het wordt gedetailleerd beschreven, ontdaan van overbodig materiaal, duurzaam verpakt èn de inventaris wordt digitaal doorzoekbaar gemaakt. Goed nieuws voor onderzoekers dus!
De VU heeft een bijzondere en soms roerige geschiedenis. De neerslag daarvan vinden we in tientallen archieven, die tot voor kort grotendeels waren opgeborgen in kelders en kasten op de VU-campus. Daardoor waren ze niet altijd even goed te raadplegen. Archiefstukken waren vaak niet geordend of beschreven. Daar komt binnenkort verandering in. Mirjam Brouwer, houdt zich als recordmanager bezig met het op orde brengen en toegankelijk maken van de informatie van de VU bij de afdeling Documentmanagement en Archief (BZ/DMA). Daarnaast is zij projectleider VU-archief. Ze vertelt meer over dit bijzondere project.
Wanneer is het idee van de overbrenging ontstaan? En hoe?
Het idee voor overbrenging is geleidelijk ontstaan. Aanvankelijk wilde de VU de eigen archiefkelders geschikt maken als archiefbewaarplaats. Ze heeft in 2017 de mogelijkheden ervoor onderzocht. Dat zou echter erg veel geld kosten. Een volgende, logische stap was te onderzoeken of de archieven in een al bestaande archiefbewaarplaats geplaatst konden worden. Dit heeft er in 2019 toe geleid dat de VU en het Stadsarchief Amsterdam een overeenkomst tekenden voor het overbrengen van de archieven. De VU volgt hiermee – net als veel andere universiteiten – de Archiefwet- en regelgeving.
Over welke archieven gaat het?
Het gaat in dit project over het historisch bedrijfsarchief vanaf de oprichting van de Vereeniging voor Hooger Onderwijs op Gereformeerden Grondslag en de stichting van Vrije Universiteit Amsterdam in 1880 tot en met ca. 2002. Denk aan de archieven van de centrale bestuursorganen: Colleges van Directeuren, Curatoren, Senaat, Universiteitsraad en het College van Bestuur. Daarnaast worden de archieven van de faculteiten en diensten geïnventariseerd (beschreven) en overgebracht: in totaal gaat het om zo’n 1,35 kilometer archief.
Waarom is er gekozen voor een overbrenging aan het Stadsarchief Amsterdam?
Toen de keuze voor een ‘eigen’ archiefbewaarplaats afviel vanwege de kosten, kwam een archiefbewaarplaats in de zin van de Archiefwet in beeld: het beheren én het ter beschikking stellen van archieven en collecties is daar core-business.
Vervolgens waren er drie mogelijkheden: onderbrengen óf bij het Nationaal Archief in Den Haag, óf bij het Noord-Hollands Archief in Haarlem óf bij het Stadsarchief Amsterdam. Het Stadsarchief is niet alleen dichtbij, maar bovendien is de VU ook historisch nauw met Amsterdam verbonden. Daarnaast beheert het Stadsarchief ook het archief van de Universiteit van Amsterdam. Wat is er mooier dan dat de archieven van beide Amsterdamse universiteiten in één bewaarplaats te raadplegen zijn?
Worden de archieven nog aan andere organisaties overgebracht behalve het Stadsarchief?
Het Stadsarchief neemt het wettelijk te bewaren materiaal op, zeg maar, het kernarchief van nationaal belang. Daarnaast neemt de UBVU materiaal op in de bijzondere collecties van de UB. Het gaat hierbij om archief dat als erfgoed belangrijk is voor de VU en iets zegt over het bredere academische leven en de identiteit van de VU. Bijvoorbeeld materiaal van studieverenigingen, van de introductieweken voor eerstejaars, informatiefolders en wervingsmateriaal.
Het is echt een megaproject. Wie werken hier allemaal aan mee?
Vanuit de VU wordt het project geleid door BZ, afdeling DMA (Documentmanagement en Archief). Ik ben al vanaf eind 2016 betrokken bij dit project: eerst bij de voorbereidingen, vanaf 2019 bij de aanbesteding en vanaf 2020 leid ik de inventarisatie. Mijn werkzaamheden bestaan uit het coördineren van de voorbereidingen voor inventarisatie, het voeren van overleg met alle partijen, het controleren van de kwaliteit van de inventarissen, het bewaken van de voortgang, etc. Vanuit de UB is Jasmijn Vervloet, de conservator van het Historisch Documentatiecentrum betrokken bij de opname van het deel wat naar UB gaat en Ab Flipse, de universiteitshistoricus kijkt mee, geeft advies over de volgorde van inventarisatie en is aanspreekpunt bij vragen over de historie van de VU.
Het inventariseren en materieel verzorgen heeft de VU uitbesteed aan VADA Archieven B.V. in Nijverdal. Daar verpakken ze al het archiefmateriaal zuurvrij en verwijderen ze schadelijke stoffen, zoals metaal en plastic. Verder maken ze van alle archieven een inventaris. Een inventaris is een toegang op een archief, waarmee een onderzoeker kan bepalen welke onderdelen van het archief nodig zijn voor onderzoek. Het Stadsarchief is verantwoordelijk voor de opname van het geïnventariseerde archiefmateriaal in hun collectie. De coördinator archieven daar checkt samen met mij of het werk van VADA voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen. De overgebrachte archieven worden geregistreerd in het beheersysteem van het Stadsarchief en vervolgens worden de inventarissen gepubliceerd op hun website.
Zijn er nog bijzondere vondsten gedaan tijdens het inventariseren van de archieven?
Wat ik zelf een bijzondere vondst vond, was een rapport van Abraham Kuyper over de vestigingsplaats van de universiteit. Aanvankelijk was Amsterdam slechts één van de mogelijke plaatsen van vestiging. We hadden dus zomaar in Drenthe of Duitsland kunnen zitten! Dat rapport is een van de eerste stukken die ik wil laten digitaliseren.
Hoelang gaat dit project duren?
Dit inventarisatieproject is gestart in 2020 en het inventariseren loopt tot en met 2023. De laatste archieven zullen zijn overgebracht in de eerste helft van 2024.
Wat heb ik als onderzoeker hieraan?
Iedere onderzoeker zou moeten staan te juichen! Het historisch archief van de VU wordt voor het eerst echt zichtbaar voor iedereen die geïnteresseerd is in de geschiedenis van de VU. Een onderzoeker kan in de studiezaal van het Stadsarchief de stukken raadplegen, en het is mogelijk om archiefstukken te laten scannen. De onderzoeker hoeft dus niet eens meer de deur uit. Het derde voordeel is dat BZ/DMA hard werkt om ook archief van ná 2002 op termijn over te brengen naar het Stadsarchief. Zo wordt de volledige geschiedenis van de VU toegankelijk.
Er is binnenkort een feestje in verband met dit project. Hoe voelt dat?
Dat voelt als een fijne mijlpaal. Als je de voorbereidingen meerekent – opruimen op de campus en de aanbesteding – dan zijn we hier al vanaf 2018 mee bezig. Een hele groep mensen van Pantar (mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt) heeft twee jaar aan de voorbereidingen gewerkt. Mijn collega’s van DMA en ik hebben organisatieonderdelen geholpen met het bepalen wat weg mocht en wat niet. Nu zien we de eerste vruchten van al dat harde werken. Hoewel het jammer is dat we door de pandemie geen groot feest kunnen organiseren, ben ik blij dat we deze mijlpaal toch kunnen vieren.
Met de overbrenging van de eerste papieren VU-archieven op 3 december aan het Stadsarchief Amsterdam is de eerste grote stap gezet in dit enorme project. Dit is pas het begin, het project loopt door: er zullen nog veel meer archieven volgen. Het ultieme doel is dat alle archieven (papier én digitaal) toegankelijk zullen zijn voor iedereen geïnteresseerd in de bijzondere geschiedenis van deze bijzondere universiteit. Hou de berichtgeving dus in de gaten: er zal in de komende jaren veel moois beschikbaar komen. We houden je op de hoogte.
Lees ook:
De VU had zomaar in Epe kunnen staan (Ad Valvas, 25-6-2020)
We ruimen na 140 jaar eindelijk de zolder op (Ad Valvas, 9-7-2019)