Privacyverklaring – Sollicitatieprocedures Vrije Universiteit Amsterdam

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

De Stichting VU - die als bijzondere instelling de VU in stand houdt - is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die worden verwerkt in een sollicitatieprocedure. De Stichting VU is gevestigd aan De Boelelaan 1105, 1081 HV Amsterdam.

2. Welke (categorieën) van persoonsgegevens worden verwerkt?

Tijdens de sollicitatieprocedure worden de volgende persoonsgegevens verwerkt door de VU:

a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur;
b. geslacht;
c. geboortedatum;
d. nationaliteit en geboorteplaats;
e. adres, postcode, woonplaats;
f. telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens;
g. rekeningnummer, voor zover een de door de sollicitant gemaakte onkosten worden vergoed;
h. gegevens als bedoeld onder a t/m f van de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige sollicitanten;
i. gegevens betreffende het (digitale) kanaal via welke de sollicitant kennis heeft genomen van de vacature;
j. gegevens betreffende gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages;
k. gegevens betreffende de functie waarnaar gesolliciteerd is;
l. gegevens betreffende de aard en inhoud van de huidige dienstbetrekking, alsmede betreffende de beëindiging ervan;
m. gegevens betreffende de aard en inhoud van de vorige dienstbetrekkingen, alsmede betreffende de beëindiging ervan;
n. andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie, die door de betrokkene zijn verstrekt of die hem bekend zijn;
o. andere dan de onder a tot en met n bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van bepaalde wetgeving.

3. Met welk doel worden mijn gegevens verwerkt en op basis van welke wettelijke grondslag?

De persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:

a. de beoordeling van de geschiktheid van betrokkene voor een functie die vacant is of kan komen;
b. de afhandeling van de door de sollicitant gemaakte onkosten;
c. de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
d. de uitvoering of toepassing van wetgeving;
e. statistische doeleinden.

De VU verwerkt de persoonsgegevens die worden gevraagd binnen een sollicitatieprocedure op basis van een gerechtvaardigd belang. Persoonsgegevens die de sollicitant ongevraagd verstrekt, worden verwerkt op basis van zijn toestemming.

4. Wie heeft toegang tot mijn persoonsgegevens?

De persoonsgegevens worden uitsluitend ingezien door medewerkers van de VU die uit hoofde van hun functie een rol hebben in de sollicitatieprocedure en voor wie het noodzakelijk is dat zij toegang hebben tot de persoonsgegevens.

5. Worden mijn persoonsgegevens met derden gedeeld?

Het is mogelijk dat de VU een derde inschakelt voor het afnemen van een psychologische test, assessment, en/of medische keuring.  In dat geval worden uitsluitend de persoonsgegevens verstrekt die noodzakelijk zijn voor de psycholoog, het assessmentbureau en/of de keurende arts. De VU informeert de sollicitant hier voorafgaand over.    
De VU heeft verwerkersovereenkomsten afgesloten met de leveranciers van de IT-systemen via welke persoonsgegevens worden verwerkt. Op die manier is geborgd dat persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG) worden verwerkt. VU blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

6. Vindt er automatische besluitvorming plaats met betrekking tot mijn persoonsgegevens?

Binnen de sollicitatieprocedure vindt geen automatische besluitvorming plaats.

7. Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard?

De persoonsgegevens van de sollicitant worden bewaard tot uiterlijk vier weken nadat de sollicitatieprocedure is geëindigd. Wanneer de sollicitant daarvoor toestemming heeft gegeven, worden de persoonsgegevens tot een jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure bewaard. Indien de sollicitant gedurende 180 dagen niet heeft ingelogd in het VU Career Center worden de persoonsgegevens die in dit systeem staan automatisch verwijderd. 

8. Hoe worden mijn persoonsgegevens beveiligd?

De VU neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en treft passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

9. Bij wie kan ik terecht met vragen over de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Vragen over de wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt binnen de sollicitatieprocedure kunnen worden gesteld via Ats.hrm@vu.nl.

10. Hoe kan ik mijn privacyrechten uitoefenen?

Op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft een sollicitant - onder bepaalde voorwaarden - het recht op inzage in de persoonsgegevens die van hem verwerkt worden, het recht om zijn persoonsgegevens te verbeteren indien deze feitelijke onjuistheden bevatten, het recht om zijn persoonsgegevens te wissen, het recht op beperking van de verwerking van zijn persoonsgegevens, het recht op overdraagbaarheid van zijn persoonsgegevens en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens.

Een sollicitant heeft op elk moment in de sollicitatieprocedure de mogelijkheid om zijn persoonsgegevens te wijzigen of te verwijderen via het VU Career Centre. Indien een sollicitant zijn (andere) privacyrechten wil uitoefenen, kan hij hiertoe een verzoek indienen bij de Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) van de VU via functionarisgegevensbescherming@vu.nl.

Om de aanvraag in behandeling te kunnen nemen, zal de FG om legitimatie vragen. Zo wordt gecontroleerd of het verzoek door de juiste persoon gedaan.