Privacy statement HOVO Amsterdam

Voor welke relatiegroep geldt dit privacystatement?
Dit statement is van toepassing op de relatiegroep relaties van HOVO Amsterdam. Onder ‘relaties van HOVO Amsterdam’ verstaan wij deelnemers aan activiteiten van HOVO aan de Vrije Universiteit, docenten en relaties en mensen die hun interesse kenbaar hebben gemaakt aan HOVO Amsterdam (door middel van het aanvragen van informatie over HOVO Amsterdam).

Hoe gaan wij om met persoonsgegevens?
HOVO Amsterdam gaat zorgvuldig om met de persoonsgegevens van haar relaties. Persoonlijke gegevens worden in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verwerkt en beveiligd. Door middel van dit privacy statement brengen wij u op de hoogte van het gebruik en verwerking van de door HOVO Amsterdam verzamelde persoonsgegevens.

Welke persoonsgegevens verwerkt de Vrije Universiteit inzake HOVO Amsterdam?
De VU verwerkt persoonsgegevens in de zin van artikel 1, sub a, AVG. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbare natuurlijke persoon. De volgende persoonsgegevens worden verwerkt: naam, geslacht, adres, e-mail, telefoonnummer, geboortedatum, IBAN (in geval van afgifte van eenmalige machtiging voor incasso).

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking(en)?
In de zin van de AVG is de VU verantwoordelijk voor alle verwerkingen van persoonsgegevens. Dit houdt in dat de VU beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke wijze. De VU is verantwoordelijk voor een zorgvuldige en behoorlijke verwerking van uw persoonsgegevens.

Welk doel heeft HOVO Amsterdam, als onderdeel van de Vrije Universiteit met de verwerking van persoonsgegevens?
Hoofddoelen

Verwerken van gegevens ten behoeve van:

  • De inschrijving van cursisten en verzending bewijzen van inschrijving.
  • Uitvoering van eenmalige incasso’s van cursusgeld of verzending van facturen.
  • Communicatie met cursisten ten behoeve van de cursus, zoals bij uitval van een college, toezending studiemateriaal et cetera.
  • Verzending van studiegidsen aan ‘actieve cursisten’ of op verzoek van geïnteresseerde. Onder ‘actieve cursisten’ verstaan wij relaties die zich de afgelopen twee jaar hebben aangemeld voor een activiteit van HOVO Amsterdam.
  • Verzending van evaluatieformulieren.
  • Contact houden met haar relaties door middel van nieuwsbrieven.
  • Bieden van relevante dienstverlening zoals bijvoorbeeld een aparte lezing of bijeenkomst, netwerkbijeenkomsten.
  • Informeren over relevant nieuws en achtergronden van HOVO en van de VU.

Nevendoel

  • Herkennen van onze alumni en daarmee het borgen van interne data kwaliteit. Dit betekent dat we meer vragen dan bijvoorbeeld alleen het e-mailadres. Dit omdat we willen vaststellen dat onze informatie en voordelen alleen terechtkomen bij onze relaties en omdat we willen voorkomen dat we fouten maken in de verwerking van gegevens.

Wat is de grondslag van de verwerking persoonsgegevens?
De VU c.q. HOVO Amsterdam moet het gebruik van uw persoonsgegevens kunnen baseren op een van de grondslagen uit artikel 6 van de AVG. Op grond van dit artikel is het de VU toegestaan om op grond van gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) uw gegevens te verwerken.

Hoe wordt de verwerking en opslag van deze persoonsgegevens beveiligd?
De VU verzekert passende technische en organisatorische maatregelen teneinde het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. Dit betekent dat (persoons)gegevens tijdens verzending zijn versleuteld, en dat de verzending van (persoons)gegevens via een beveiligde verbinding zal plaatsvinden.

Hoe lang bewaart de VU uw persoonsgegevens?
In overeenstemming met de doelstellingen (art. 5 lid 1 sub c AVG) en de blijvende relatie met alumni bewaren wij persoonsgegevens voor een periode van maximaal twee jaar nadat cursisten zich voor het laatst hebben aangemeld voor een cursus.

Als u geen contact meer wenst of als blijkt dat een relatie is overleden dan verwijderen wij alle contact- & aanvullende gegevens buiten de wettelijke noodzakelijke kenmerken (financiële transacties: ten behoeve van de fiscus).

Worden de verwerkingen in een register bijgehouden?
De VU houdt als verantwoordelijke een register van de verwerkingsactiviteiten die onder de verantwoordelijkheid van de VU plaatsvinden (art. 30 AVG).

Uw privacyrechten
U hebt recht op inzage in uw persoonsgegevens, en het recht om correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen. U kunt een schriftelijk inzage verzoek doen. De VU verwerkt uw verzoek binnen 4 weken. U kunt uw schriftelijke verzoek sturen naar hovo@vu.nl.

Contactgegevens voor meer informatie en de functionaris voor gegevensbescherming
Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u terecht bij onze Functionaris Gegevensbescherming (servicedesk.privacy@vu.nl)