Privacystatement alumni

Voor welke relatiegroep geldt dit privacystatement?
Dit statement is van toepassing op de relatiegroep alumni. Onder alumni verstaan we alle personen die aan de Vrije Universiteit (VU) zijn afgestudeerd.

Hoe gaan wij om met persoonsgegevens?
De VU gaat zorgvuldig om met de persoonsgegevens van alumni. Persoonlijke gegevens worden in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verwerkt en beveiligd. Door middel van dit privacy statement brengen wij u op de hoogte van het gebruik en verwerking van de door de VU verzamelde persoonsgegevens.

Welke persoonsgegevens verwerkt de Vrije Universiteit?
De VU verwerkt persoonsgegevens in de zin van artikel 1, sub a, AVG. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbare natuurlijke persoon. De volgende persoonsgegevens worden verwerkt: naam, geslacht, adres, email, telefoonnummer, geboortedatum, studentnummer en VUnetID

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking(en)?
In de zin van de AVG is de VU verantwoordelijk voor alle verwerkingen van persoonsgegevens. Dit houdt in dat de VU beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke wijze. De VU is verantwoordelijk voor een zorgvuldige en behoorlijke verwerking van uw persoonsgegevens.

Welk doel heeft de Vrije Universiteit met de verwerking van persoonsgegevens?

Hoofddoelen:

  • Contact houden met onze alumni. 
  • Bieden van relevante dienstverlening ten behoeve van de loopbaan van de alumnus en het actueel houden van kennis op het vakgebied.
  • Continueren van het delen van kennis en netwerk na afstuderen en informeren over relevant nieuws en achtergronden van de VU.
  • Evalueren curriculum, opleiding en bieden van inzicht in loopbaansperspectief en het evalueren van het huidige curriculum en opleidingsaanbod.

Nevendoel:

  • Herkennen van onze alumni en daarmee het borgen van interne data kwaliteit. Dit betekent dat we meer vragen dan bijvoorbeeld alleen het e-mailadres. Dit omdat we willen vaststellen dat onze informatie en voordelen alleen terechkomen bij onze alumni en omdat we willen voorkomen dat we fouten maken in de verwerking van gegevens.

Wat is de grondslag van de verwerking persoonsgegevens?
De VU moet het gebruik van uw persoonsgegevens kunnen baseren op een van de grondslagen uit artikel 6 van de AVG. Op grond van dit artikel is het de VU toegestaan om op grond van gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) uw gegevens te verwerken.

Hoe wordt de verwerking en opslag van deze persoonsgegevens beveiligd?
De VU verzekert passende technische en organisatorische maatregelen teneinde het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. Dit betekent dat (persoons)gegevens tijdens verzending zijn versleuteld, en dat de verzending van (persoons)gegevens via een beveiligde verbinding zal plaatsvinden

Hoe lang bewaart de VU uw persoonsgegevens?
In overeenstemming met de doelstellingen (art. 5 lid 1 sub c AVG) en de blijvende relatie met alumni bewaren wij persoonsgegevens voor een periode van 60 jaar.

Deze periode vloeit voort uit artikel 24R van de wet op het Onderwijstoezicht. Deze wet schrijft ons voor dat we diplomagegevens tot 60 jaar na de maand van afgifte van het diploma bewaren en de gediplomeerden moeten kunnen herkennen.

Als u geen contact meer wenst of als blijkt dat een alumnus is overleden dan verwijderen wij alle contact- & aanvullende gegegevens buiten de wettelijke noodzakelijke kenmerken (anoniem: ten behoeve van het archief).

Worden de verwerkingen in een register bijgehouden?
De VU houdt als verantwoordelijke een register van de verwerkingsactiviteiten die onder de verantwoordelijkheid van de VU plaatsvinden (art. 30 AVG).

Uw privacyrechten
U hebt recht op inzage in uw persoonsgegevens, en het recht om correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen. U kunt een schriftelijk inzage verzoek doen. De VU verwerkt uw verzoek binnen 8 weken. U kunt uw schriftelijke verzoek sturen naar het CRM-loket van de VU (crm@vu.nl)

Contactgegevens voor meer informatie en de functionaris voor gegevensbescherming
Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u terecht bij onze Functionaris Gegevensbescherming (functionarisgegevensbescherming@vu.nl).