Privacystatement aankomend studenten

Voor welke relatiegroep geldt dit privacystatement?
Dit statement is van toepassing voor de relatiegroep ‘aankomend studenten’. Onder ‘aankomend studenten’ wordt verstaan een ieder die zich aanmeldt voor een van onze wervingsproducten.

Hoe gaan wij om met persoonsgegevens?
De Vrije Universiteit (VU) gaat zorgvuldig om met de persoonsgegevens van aankomend studenten. Persoonlijke gegevens worden in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verwerkt en beveiligd. Door middel van dit privacy statement brengen wij u op de hoogte van het gebruik en verwerking van de door de VU verzamelde persoonsgegevens.

Welke persoonsgegevens verwerkt de Vrije Universiteit?
De Vrije Univeristeit (VU) verwerkt persoonsgegevens in de zin van artikel 1, sub a, AVG. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbare natuurlijke persoon. De volgende persoonsgegevens worden verwerkt: naam, geslacht, adres, email, telefoonnummer, geboortedatum en (land) vooropleiding.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking(en)?
In de zin van de AVG is de VU verantwoordelijk voor alle verwerkingen van persoonsgegevens. Dit houdt in dat de VU beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke wijze. De VU is verantwoordelijk voor een zorgvuldige en behoorlijke verwerking van uw persoonsgegevens.

Welk doel heeft de Vrije Universiteit met de verwerking van persoonsgegevens?

Hoofddoelen:

-    Kostenefficiënt werven van studenten en daartoe verkrijgen van inzicht in onze instroom.
-    Realistisch voorlichten over opleidingen.
-    Hulp bij orientatie bij studiekeuze.

Nevendoelen:

-    Herkennen van aankomend studenten en daarmee borgen van interne data kwaliteit. Dit om dubbelingen in registratie – en hierdoor ontstane fouten - zoveel mogelijk uit te sluiten.
-    Evaluatie van wervingsactiviteiten.

Wat is de grondslag van de verwerking persoonsgegevens?
De VU moet het gebruik van uw persoonsgegevens kunnen baseren op een van de grondslagen uit artikel 6 van de AVG. Op grond van dit artikel is het de VU toegestaan om op grond van toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG) of gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) uw gegevens te verwerken.

Hoe wordt de verwerking en opslag van deze persoonsgegevens beveiligd?
De VU verzekert passende technische en organisatorische maatregelen teneinde het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. Dit betekent dat (persoons)gegevens tijdens verzending zijn versleuteld, en dat de verzending van (persoons)gegevens via een beveiligde verbinding zal plaatsvinden.

Hoe lang bewaart de VU uw persoonsgegevens?
In overeenstemming met de doelstellingen (art. 5 lid 1 sub c AVG) bewaren wij persoonsgegevens van aankomend studenten voor een periode van maximaal 4 jaar; tenzij aankomend studenten zich inschrijven voor een opleiding aan de VU. Dan gelden de bij deze overeenkomst behorende termijnen.

Worden de verwerkingen in een register bijgehouden?
De VU houdt als verantwoordelijke een register van de verwerkingsactiviteiten die onder de verantwoordelijkheid van de VU plaatsvinden (art. 30 AVG).

Uw privacyrechten
U hebt recht op inzage in uw persoonsgegevens, en het recht om correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen. U kunt een schriftelijk inzage verzoek doen. De VU verwerkt uw verzoek binnen 8 weken. U kunt uw schriftelijke verzoek sturen naar het CRM-loket van de VU (crm@vu.nl)

Contactgegevens voor meer informatie en de functionaris voor gegevensbescherming
Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u terecht bij onze Functionaris Gegevensbescherming (functionarisgegevensbescherming@vu.nl).