Ondersteuning evenementen

Wij bieden op verzoek audiovisueel advies, ontwerp en ondersteuning, bijvoorbeeld voor evenementen of academische plechtigheden.

Evenementen

Voor grote of complexe evenementen werken wij nauw samen met het Congres en Media Center (CMC). Het AVC levert professionele ondersteuning in de theatertechniek, het CMC verzorgt de overall coördinatie van het congres. De av-technicus van het AVC is verantwoordelijk voor het aansturen van de totstandkoming van (audio)visuele producten en communicatie. Daarnaast zorgt hij/zij voor het technisch voorbereiden en begeleiden van het evenement (licht, geluid, video), het bedienen van de apparatuur en het zorgen voor een goed en veilig verloop van het evenement.

Academische plechtigheden

Bij academische plechtigheden (zoals promoties en oraties) werken wij nauw samen met Bureau Pedel. De pedel neemt hierbij de organisatie op zich en het AVC schuift aan voor het audiovisuele aspect zoals het testen van PowerPointpresentaties met de promovendi, theater technische advisering en de technische assistentie en bediening volgens protocol tijdens de plechtigheid.

Aanvraagprocedure

  • Uitsluitend bediening: rechtstreeks bij het AVC (algemeen.avc@vu.nl of 020-5989161)
  • Ondersteuning bij academische plechtigheden: via bureau Pedel (bureaupedel@vu.nl)
  • Ondersteuning bij grote evenementen: via CMC (events@vu.nl) of formulier ‘Een evenement organiseren’


Inzet van technische ondersteuning is op basis van beschikbaarheid. Houd bij de aanvraag rekening met de benodigde voorbereidingstijd van een evenement. De minimale aanvraagtijd via Pedel of CMC is na te vragen bij de betreffende afdeling. Geadviseerd wordt om het AVC al in een vroeg stadium te betrekken in de planvorming. Afhankelijk van de grootte van het evenement, moet de aanvraag minimaal 4-12 weken vóór het evenement worden ingediend.

De kosten voor inzet van het AVC worden doorbelast. Apparatuur wordt per dagprijs per inzet berekend en technische ondersteuning wordt per uur berekend. Tarieven >

Advies voor presentaties

Geef je binnenkort een presentatie op een locatie van de VU? Uiteraard wil je weten welke faciliteiten aanwezig zijn en je wilt er zeker van zijn dat de PowerPointpresentatie zonder problemen werkt. Wij kunnen je daarbij helpen. Tijdens een ‘oefenafspraak’ bespreek je met een medewerker de mogelijkheden en neem je de presentatie door.

Videoregistratie evenementen

Het is mogelijk een evenement op video te laten vastleggen of als livestream voor een groot publiek live beschikbaar te maken.

Andere mogelijkheden

  • Extra sfeerverlichting
  • Mobiele ringleiding voor slechthorenden
  • Tolken en tolkencabines/vertalingsmogelijkheden
  • Teleconferentie en Skype

Achterliggende kaders, richtlijnen en documenten

Bijzonderheden

Dienstverlening wordt alleen geleverd aan interne gebruikers (faculteiten en diensten VU). Externe partijen kunnen hier geen gebruik van maken. Externe partijen worden verzocht contact op te nemen met VU Communicatie & Marketing: events@vu.nl.