“We hebben een goede zomer gehad,” vertelt Iris. “We hebben 36.000 inschrijvingen op tijd verwerkt. In augustus hebben we bijna 10.000 telefoontjes gekregen van(aankomend) studenten. We hebben deze drukte goed kunnen behappen. De aanmeldingen gaan digitaal, maar diploma’s en cijferlijsten komen via de post. Er komen dus grote stapels binnen. En op de laatste dag moeten (aankomend) studenten nog allerlei zaken regelen. Ze leveren bijvoorbeeld massaal machtigingsformulieren voor het collegegeld in.”
Hoe ziet de piek eruit?
“31 augustus is de drukste dag. Dan staan studenten ruim een uur in de rij voor de vijf à zes balies die we met het team open hebben, terwijl dat normaal gesproken een stuk korter is. We hebben rond die dagen ook op zaterdag gewerkt.”
Hoe pakken jullie dat aan in die drukte?
“Normaal werken we met negen vaste krachten en een aantal parttime-krachten. In de zomer breiden we het team uit met zomerkrachten. We zetten de balie, chat, telefoon en mailbox open, om zoveel mogelijk vragen voor de inschrijfdeadline te beantwoorden. De topdrukte vraagt flexibiliteit van het hele team. Tegelijkertijd werken we volgens strikte afspraken: vanaf half augustus moet iedereen er zijn. Wat ook helpt: andere afdelingen en faculteiten lopen goed. Het International Office (Accommodation & Immigration Team) zit achter de balie. Daarnaast zijn het Degree Mobility Team en de Studentenadministratie bereikbaar om vragen direct op te lossen. Omgaan met de drukte is teamwork.”
Wat vraagt de topdrukte van een team?
“Ik denk dat het belangrijk is om er ook een gezellige periode van te maken. Van tevoren houden we een zomer-kick-off en bereiden we ons inhoudelijk voor. In de piekweken halen we vaak wat lekkers. De sfeer is goed. Iedereen vindt het leuk om te knallen. We helpen elkaar als het nodig is: ben je klaar met bellen? Dan ga je bij de balie helpen. Ook de afsluiting met elkaar is een hoogtepunt.”
En nu?
“Bijkomen! Zo’n zomer geeft een voldaan gevoel. Nu pakken we de gewone routine weer op. En we gaan evalueren, zodat we ons volgend jaar op punten kunnen verbeteren.”